職場生存之道－教你講重點的「商務溝通」

幾頁之後，我們就會討論到「開門見山，先合後分」的組織結構，這是商業報告的標準結構。但是在這之前，也許你該先想想：為什麼商業報告的結構和雜誌報導、小說或廣告的結構不一樣？以下我們就來解釋：

會指示你寫這篇報告的人，一定是沒有時間親自去研究。他把問題丟給你，現在你要給他答案。因此，「答案」就是報告最重要的部分，整篇報告的結構都需要以問題的答案為中心，讓讀者一看就懂。所以，報告開頭就要提出答案；報告本體中，要一一詳述答案；報告中只能有與答案相關的文字；這些文字與答案的相關性也要一清二楚。以上這段十分重要，現在請你重新看一遍！

說更詳細一點：沒有回答到問題的文字，就不要寫出來。不要重述問題，不要在報告中說你終於找到答案了，不要交代問題背景，不要花時間定義重要辭彙，也不要解釋你是如何計算結果、如何分類證據。報告一開始，回答問題就對了。以上這段你也應該重新看一遍。

再換個方式講，如果一句話不是重點，就不要寫出來。如果公司歷史和問題沒有任何關連性，就拜託你千萬不要討論公司歷史。但如果公司目前的問題有一部分是肇因於公司長久以來是家族企業，那當然就要交代出這段歷史──但也要時時刻刻確保你說的故事重點清楚。

要時時想到讀者。要確定每一段重點明確。報告寫完後，要回頭檢查每一段，看看是不是每一段的重點都能用一句短短的話說出來，也要看看是不是每一句重點都切合報告主旨。即使報告不長，也應該利用副標題，這樣的好處是章節劃分清楚，讀者在每一節前都能做好心理準備。也要記得，報告中只能包含你在第一段中預告的內容。千萬不要忘記商業報告的目的：以最有效率的方式說服讀者，讓他們相信你的主旨真實無誤。

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