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作者/馬汀.克倫格爾高寶書版 2016-04-20 圖片來源:stocksnap.io
從自我訓練開始,就像教練對球員一樣,你也能鼓勵自己發揮到最好狀態,增強自信,剷除內心的障礙。

想提高學習或工作效果,單單只管理時間是不夠的,因為即使推掉所有的約會,坐在桌前,仍舊少了些什麼。關鍵在於:動機和專注力;而好的組織能力也在學習及工作上佔有一席之地。

掌握黃金法則的5大關鍵,跟著做,無論在學習、工作、生活上都能擁有5乘10的高效率生產力。

關鍵一:清楚容易執行!10個行動,提高你的工作成果

這10個行動,目的在刺激出高學習果效或工作成果。透過這個模式的訓練可以提高自信、去除內在阻礙、驅使主動性,是其他模式的基石。

● 檢視並去除不必要的擔憂,以免因過度擔心減低效益

● 在知識、能力及人際接觸上「嘗試破突」,以擴大自己的轉圜空間

● 每天晚上寫下三個自豪的事,來增加自信

● 若有困難害怕時,把分析一步步寫下來,例如,問題是什麼,自己有什麼可能的方法來解決問題,有哪些資料可以運用,寫出解決的執行方案

● 列出問題清單

● 從書中的目錄、導論類的參考書目、找朋友或工作小組一起討論、上網搜尋等方法來掌握學習或工作的主題

● 在「嘗試錯誤」的實作原則下找到能帶出成功的因素

● 寫「成功/失敗日誌」來分析成功的原因及效果

● 從個性、能力、效率三方面來尋找學習典範,可讀他們的傳記

● 在學習過程中,隨時從失敗中站起來,因為危機的意思便是:在危險中有機會;並且隨時尋求批評,而非讚美,以求進步。

關鍵二:找出你實現夢想的動機

這是改變生產力的重要關鍵,而動機就是身心要行動一致。

人生要有意思,也要有使命感。人要去思想自己想做一個什麼樣的人?想過一個什麼樣夢想的人生?該如何實現這個夢想?以此做為動機的基礎,並且要在這輩子就實際這個夢想。

成功最大特質就是相信自己和切實執行目標。可以藉著正向的語言表達來明白內心有什麼攔阻往這個方向前進的問題。

這時候,你要具備「生活電池」的觀念,包括身體、人際互動、嗜好、經濟物質支持等四種,要隨時充電,也要避免漏電,來過平衡的生活。若動機出現低潮,可以透過獨處、回想正面經驗、休息、玩小遊戲、閱讀等方式來恢復。

大腦是有慣性的,所以應該在學習模式中建立出常規與儀式,以幫助學習的穩定。並利用有開始有結束的碼表觀念、時間日記本來記載工作來鎖定學習進度及內容、學習記錄本記下成績等學習成果來控制管理自我訓練的效果。

關鍵三:做對時間管理,別讓小事纏身

在同一件工作或學習中找出或拓展其他的收穫,等於事半功倍,也等於是時間上做了最好的運用。花時間分析工作,理出優先順服序或困難所在,然後,一定先做最優先重要的事。

工作新鮮人要懂得禮貎的拒絕非自己工作範圍的事,也不要浪費太多時間在多餘的聊天談話上。根據優先順序,做日程表來安排工作流程,也同時做一周計畫,計畫中也要注意生活電池的平衡。

運用花20%工夫/得80%結果的原則,特別在論文、講電話、閱讀、寫作……等事上,很容因注意細節而花掉很多時間,在這些事上需要特別操練時間的管理。多利用零碎的等待時間來做工作,用「3分鐘原則」來快速去除影響工作的打擾。

上網、打電話、看email、無目標的聊天等……數十項可能浪費時間的事,自己寫下最花時間的前十項,確定這些是偷竊時間的元凶,把列表常常拿出來自我提醒,並且除去。時間管理也要有彈性,隨時抓住能通向成功的新的好的機會。

關鍵四:一步一腳印,找回專注力

時間有了,也有工作的動機,接下來就是專心。專心可以提高思考的清晰度及深度,更能往目標前進。而好的時間管理及動機也能幫助專注力。

在工作難度與個人專注/精力之間找出適合自己的工作流程。先訂下短期目標,享受達成目標的成就感;然後可以透過把書桌整乾淨等儀式,開始進入工作。

事實上,面對新的工作很難很快進入專心的狀態,「10分鐘撇步」可以提高專注力:在桌前坐下後,利用這10分鐘中先想想主要的工作是什麼,如果有問題,寫下3個可能的解決方法,一定要定晴在最主要的工作上,絕不先去上網或做其他的瑣事。

要給自己時間壓力,有倒數計時的觀點,把期限提前,有下班休息的觀念,在工作之外也要有休息或旅遊的安排,這些都能幫助專注力的提升。

但專注力仍舊是有限制的,這可以透過工作交替進行來維持專注力,或是改變工作的地點環境來提升專注力。

透過小憩、找出最有效的工作時間段等方法來建立優質的工作時間。吃點小零食也能提神。建立SOS去除一切打擾注意力的事物,例如,眼不見為淨、有安靜思考的小角落、把打擾的事物收起來。

環境的設計也能幫助專注力,例如,好的照明、芳香精油蠟燭、幫助專心的音樂,這些小東西都可能會立大功。

事先對要學習的東西有知識、結構、相關知識的預備,對上課或聽報告時的專注力能起很大的幫助。聽課中途有短暫的休息、帶著問題去、不要腦筋空白的去聽課或參加會議都是與專注力息息相關。

關鍵五:人生也需要「組織管理」

組織可以解釋為:個人的知識管理。藉由「組織」與生活結合,讓生產力提升成為實際。

不好的組織浪費時間與精力。藉著減少接受信息的管道(例如,電郵、電視、臉書、銀行帳號...)來降低管理的時間與精力。懂得如何歸類,或稱為「抽屜思考」,把物品分類歸檔,配合貼標籤分類等技巧,把每類東西有他們固定專屬「自己的家」,可節省尋找的時間,做最好的控管。依物品使用頻率,依序放在五類地方:工作台、資源處、圖書館、裝飾品及檔案室。

把優先順序高的事放在看得見明顯之處,像書桌中間,或利用便條貼來提醒自己。

清理抽屜、打掃、丟掉舊東西、減少擁有重覆的東西、歸類,都能幫助人從擁有過多東西的重擔中解放出來。再利用把東西掛在牆上、分類夾、文件夾、標籤等工具,來把東西歸類放好。

接下來是執行過程的控管,可以透過緊迫性、重要性的分類來區分優先順序;透過工作主題、計畫、處理過程等標準來分類主題。每周花一小時來處理匯款、回Eamil、整理書桌、做一周計畫...來處理這些事,優化生活品質。

利用工具來提高外部記憶力,像電子日曆、各種電腦軟體的提醒功能。同時利用照相、掃描、多功能印表機等科技產品來提高工作效能。

把筆記本加上書套、齊全的文具袋、看書的小書架……讓創意提高工作與學習的樂趣。

面對巨大的電郵洪流,可以用離線、設立郵件垃圾桶、分類等方式來解決處理電郵所付上的時間與精力。

(本文節錄自高寶書版《黃金法則:成功學習與工作所需的一切法則》一書。)

關鍵字: 時間管理 專注 組織 動力

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