工作力大幅提升，你只需要「紙１張」！
圖片來源：stocksnap.io
在TOYOTA公司，只要是業務上的文件，全部都是彙整在一張A3或A4的紙上，這個習慣已成為TOYOTA根深蒂固的文化。無論什麼種類或者多麼複雜的內容，原則上就是製作成「紙一張」！
只靠「紙一張」，工作就能產生戲劇性的變化
「淺田君！你做的文件非常好！明天我要呈上去給總經理看喔！」上司說著，就把我做的一張文件交還給我。
這是我在二十多歲任職於豐田汽車股份有限公司（以下稱TOYOTA）時所親身體驗的事。老實說，當時我嚇到了，因為我還是新手，我做的文件大都是呈給課長或室長、再上去就是由經理、常務董事批准過目……。
但是，這張文件第二天真的送到總經理眼前，後來更發展成一個非常大的專案。自己做的「一張文件」居然在龐大的組織中一關一關地通過，最後還能大幅推展工作，這是我在TOYOTA工作時期親身學習到的技術之一。
TOYOTA員工開會時必須做的「一件事」?
員工手中拿著一張文件—在我過去任職的TOYOTA，這是理所當然的情景。例如，每週一次召開的工作進度會議。團隊領導和十幾位員工手中都有一張已經統整在A3的個人工作進度表。和主管做簡單討論時，部屬也必定帶著一張文件。不管需要花多少小時的大型會議，其會議紀錄也只是一張A3或A4紙。
「TOYOTA的紙一張」有三個特徵：
1. 一眼即可看到整體（一覽性）
2. 有框格（架構）
3. 每個框格都有標題（主題）
關於這些特徵，我在TOYOTA時並未接受指導，但當你接觸到三千張以上的「紙一張」之後，就會發現這三個特徵。也許你會想：「沒有什麼特別厲害的特徵啊？」確實，這並沒有特別標新立異或獨特的特徵。但事實上，這三個不特別厲害的特徵，正是我在TOYOTA學到「紙一張」之所以發揮功效的重要架構。
你的文件是否發揮「功效」？
你曾經叫過「外送披薩」嗎？這是我曾經發生過這樣的事。有一次，四個同事借了一間會議室召開讀書會，沒想到讀書會比預期還熱烈，肚子雖餓但還是希望讀書會能夠繼續。剛好會議室有一張外送披薩菜單，大家便很快地決定訂披薩。