工作力大幅提升，你只需要「紙１張」！

訂披薩吧！大家湊過來一起看著菜單，一張A4大小的菜單正反兩面有各式各樣的披薩口味。但是要訂什麼披薩呢？四個人的份量該選哪一種尺寸？選擇什麼口味？餅皮哪一種好吃？結果為了決定訂哪一種披薩花了不少時間。加上電話那頭的店員手中的菜單和我們的菜單不同，無論怎麼努力說明對方還是無法了解。

請問我們會在何種情況訂披薩呢？大部分的人都是「為了節省時間」才會選擇訂披薩。對於有此種需求的人需要的菜單，是能快速訂購不花時間便可簡單決定點餐內容的菜單。很可惜我們所看到的菜單並沒有發揮這些功能。雖然餐點全部排列在一張紙的正反兩面，但是卻無法一眼掌握內容，是一張沒有作用的菜單。

如何使「單純的一張紙」轉變成「能發揮功效的一張紙」

無論你怎麼努力將工作所需的資料整齊又美觀地整理在一張紙上，如果沒有發揮功效，也不過是一張紙。例如：一份企劃書的內容，能獲得上司或經營層的認可，表示可以執行，那份企劃書才有價值；會議記錄的話，也得讓未參加會議的人閱覽時能快速了解討論的內容。

無論什麼文件都有它必須發揮的功用。行不通的企劃書，內容再多也沒有意義；無法掌握業務內容的營運報告書、或沒有重點的會議紀錄也都沒有意義。那麼，如何讓它成為一張有用、能發揮功能的文件呢？

這時，前述「TOYOTA的『紙一張』」所提及的三個特徵就可以幫助你。今後當你開始製作文件時，請先務必確認是否具備以下三個特徵：「一眼即可看到整體（一覽性）」、「有框格（框格）」、「每個框格都有標題（主題）」

這三個特徵有時全需要用到，有時只要用到一、兩個，就算文件只有一張紙，也可以使你的文件蛻變成有功用的「紙一張」！

全球頂尖企業TOYOTA，如何只用「一張紙」作到資訊彙整、思緒整理與清楚溝通？更多精采內容詳見《在TOYOTA學到的，只要「紙1張」的整理技術》！