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作者/知的習慣探求舍天下雜誌出版 2016-12-28 圖片來源:天下雜誌出版
實踐這本書所介紹的「機靈力」和「工作流程最佳管理力」,工作就會出現驚人的進展,讓你贏得身邊的人讚賞,成為眾人的焦點,締造許多成果。

你是否曾有過以下的想法呢?

1. 想知道被稱讚「機靈」的人採取了什麼樣的行動

2. 希望比現在更能順暢、俐落地處理工作

常被別人稱讚「機靈」的人,究竟和我們有什麼不一樣呢?

第一部[機靈力]篇,解說在與人接觸的各種場面上,事先察覺、滿足對方心意,獲得好評的方法和技巧。這些技巧並不是要你去做麻煩的事,而是解讀當下的氣氛,只要學會察覺別人心意的方法,就能把「機靈」變成自己的利器。不管是禮儀或行為舉止、怎麼與別人攀談,掌握人際關係的重點,你也能成為「機靈」的人。

只要學會「機靈」的能力,也可以提升別人對你的好感度。與同事、上司、客戶之間的溝通變得圓融,一定就會帶來千載難逢的好機會。只要學會優秀的祕書或業務員所使用的技術,一定能讓你在人生各種處境親身感受到左右逢源。

第二部的[工作流程最佳管理力]篇,將介紹許多實用方法來增進商務人士必備的技術。程序的重點在於,以最少的時間和勞力提出「最大的成果」。只要學會本書所介紹的時間管理術和架構化、效率化的方法,不管任何工作都變得事半功倍,也就不用再加班了。包括企畫、業務、研究開發等各式各樣的業種都能運用的技巧,一切盡在本書之中。

另外,不管是什麼工作,都不是由你一個人獨力就能完成,巧妙引導工作上相關的人如上司、部屬和客戶,讓他們如己意般行動的社交術也是必學的技巧。只要掌握「機靈力」和「工作流程最佳管理力」,與同事、上司、客戶之間的溝通變得圓融,也能提升對方對自己的好感度,一定就會帶來千載難逢的好機會;工作和人生都能按照計畫進行,便能少了徒勞無工,多了充實、有意義的時間,就能享受更有價值的人生。

上司交代工作時,試著想像其中的意義和目的

對上司而言,「機靈的部屬」是時時體察上司的立場和心情,能事先採取行動的部屬。好比說,上司要你「這份資料影印五份」。依據如何處理這個交辦事項,就能知道這個部屬「機靈」的程度。

遲鈍的部屬會把影印好的資料整疊交給上司。一般程度的部屬會用釘書機把每一份釘好,讓資料可以隨時發下去,這樣是最低限度的體貼。

機靈的部屬則會確認「資料會在什麼狀況發給什麼對象」,決定是否「放入資料夾」,甚至考慮到要把資料帶走的情況,貼心設想「先準備好能裝資料的信封袋」等。

機靈的人未必是成績優異或行事高調的人。在職場上對於處理上司交辦的小事,若能展現出比別人更貼心的一面,也能確實提升自己的評價。重點是,只做對方「料想得到的範圍內」的事,無法打動對方的心。交辦的事項如果只是單純完成對方交代的事就結束的話,無法在他人的記憶中留下印象。

當上司交代自己工作時,先想像這件事具有什麼樣的意義和目的,早先一步完成。想要成為機靈的人,第一步就是在日常生活中訓練想像力和行動力。

看穿別人藏在話語背後真意的技巧

機靈的人會時時意識到話語當中的弦外之音。聽對方說話不只是聽表面,還要解讀背後的「真意」來予以應對。例如,當別人打電話來,要找的當事人不在或剛好很忙沒辦法接電話時, 對方通常會說「那我等一下再打來」吧?這種時候,對方雖然希望「請當事人打給我」,但顧慮到可能給對方造成負擔,所以一般都會說由自己再打。

這時,當事人回到公司時要通知他有電話,請他馬上回撥給對方才是體貼的應對能力。如果感覺是緊急的事項,請外出的當事人用電話或簡訊聯絡也是選項之一。另外,在宴席等的場合上,就算上司說「今晚用不著客套,不用客氣」,也不能依話照單全收。要是真的聽信而忍不住說出平日的不滿,可能會造成不可挽回的事態。

傳送出共鳴或贊同的信號,讓對方覺得「相談甚歡」

本章將介紹「談話機靈」的技術。那些會被別人稱讚「和你說話很開心」或「說到都忘了時間」的人們,到底身懷什麼絕技呢?

「談話機靈」的高手都是能夠製造「讓對方容易開口說話的氣氛」的人,不過想要緩和你和對方之間的緊張感,製造溫和輕鬆的氣氛,其實是有訣竅的。

首先是座位。如果坐在對方的正對面,會產生緊張感及壓迫感,所以最好坐稍微偏斜前方,對方也比較能感覺放鬆。再來是坐姿,肩膀要放鬆,手腕和雙腳略微打開。只要你採取輕鬆的姿勢,對方也能有同樣的感覺而易於開口說話。抱著胳臂或把體重的重心放在椅背往後仰的姿勢,不僅會給予對方壓迫感,而且看起來態度高傲,所以絕對不可以。

桌子上放置一些物品對於緩和緊張感也是有效的方法。兩人中間空無一物的話,會產生雙方直接碰撞心情的氛圍。所以放置一些文件或書本等「緩衝物」的話,視線不僅好移動,氣氛也會變得較為和緩。

先做「有人在等的工作」讓後續處理順利進展

為什麼工作少不了「程序」呢?那是因為「工作不是能一人獨力完成的」。所謂工作,要建立在與上司、團隊成員、客戶等「對象」的關係上才得以成立,無法全部由你一人獨力完成,所以必須讓工作順暢地進展下去。

要是你採取的程序不佳,周遭的人會花費多餘的勞力善後,給他人添麻煩。一人出錯會拖累全體的工作,結果損害了整個團隊的評價。程序差的人會遭身邊的人貼上標籤,被認為是「不想一起共事」、「不想把工作交給他」的人。

「程序不佳的人」之中,最糟糕的類型是「讓別人等待」的人。只顧著自己方便行事,不顧慮正等待接續下一個步驟的人。工作不要以「自我為中心」來進行,而要以「相關的人」為中心。也就是說,「程序佳的人」擁有的思考習慣一定有兩大基軸:

1. 把對方等待的時間減至最少
2. 把給予對方的滿足增至最大。

成為遵守期限的人,時間管理的「三個重點」是什麼?

工作幹練的人懂得管理時間的技術。好幾個人一起進行專案的情形不在話下,甚至必須在期限內提交給上司的文件或思考企畫案等一人進行的工作,時間管理的重要程度也絲毫不減。時間管理的技巧有三個應注意的重點。

第一個重點是「資訊的一元化」。這可以說是把「今天該做的事=待辦事項」列成清單管理時的重點。管理工作絕對「不要分散開來,以同一工具集中管理」。把當天該做的事毫無遺漏地寫在記事本上,工作中不時地確認。如果用不同的工具分開書寫計畫,容易發生錯誤。行事曆採「一元管理」,就能培養自己的時間感覺。

其次是「時間的可視化」。例如,活用記事本或智慧型手機,註記「期限日」。然後寫上如「還有三天提交企畫書」這樣「距離期限的時間」,也就是「表示剩餘量」,就能把剩餘的時間予以可視化了。

第三個重點是「鬧鈴化」。這個方法可以運用在發郵件提醒自己期限日將近的管理行事曆的APP上。同時進行數個工作時,若其中一項發生問題,就會多花精力在這項工作上,而忽略了其他工作的進行。這種時候,鬧鈴功能就能發揮管理風險的威力。

快速學會「機靈力」和「工作流程最佳管理力」,讓你在職場上綻放光芒,贏得身邊的人讚賞,成為眾人的焦點,交出一張漂亮的職場成績單。更多精采內容詳見-《機靈力和工作流程最佳管理力 - 快速學會讓工作無往不利的2大能力》

關鍵字: 機靈 工作流程 管理 升遷 能力

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