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作者/吳佳珍Cheers雜誌第197期 2017-02-01 圖片來源:廖祐瑲 攝影
的確,每天有很多瑣碎的事,但我的前後任老闆都傳達給我一個觀念:「每件事都要賦予意義,不然就會變成雜事。」

Q:公關業給人的印象是「工作很操」,公關公司出身的你認為如何?

公關業其實很適合年輕人做為出社會的起點,因為可以快速培養工作習慣與態度。公關公司多半都有不錯的制度,主管的領導及溝通能力也很強,在這樣的環境下能成長很多。但不可否認的是,工時真的很長、壓力很大!我還記得剛進公關公司的前幾個月,因為閱讀速度較慢,每天7點上班看遍五大報做媒體監測,掃描、摘要、翻譯後給主管審核,10點前傳給客戶,接下來才是一整天的聯繫溝通等繁雜事項。

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Q:會不會覺得每天「雜事」很多?

的確,每天有很多瑣碎的事,但我的前後任老闆都傳達給我一個觀念:「每件事都要賦予意義,不然就會變成雜事。」

比如寫email,看似小事,我卻認為非常重要,甚至特別做PPT來指導實習生!因為一封好的email可以節省很多人的時間,加快溝通速度。即使已經先用通訊軟體討論了,我還是會將結果再用email整理給對方。

Q:一封成功的email該注意哪些原則?

首先,思考收件者是誰、寫信目的為何。前者關係到語氣,後者則決定信件主旨。接著是內容層次,要掌握“3R”:Recap(歸納重點)、Report(報告細節)、React(下一步行動)。最後再檢查有無錯字、字體格式是否統一,以及收件人email有沒有打錯,否則會發生慘事!

這些原則看起來沒什麼,但對於用慣通訊軟體那種片段式溝通法的人來說,寫一封有層次、注意文字細節的完整信件,還是需要多練習。

Q:「溝通」是很重要的一環,你的要訣是?

第一,了解對方的需求;再來是思考自己能否達到他的需求;如果有困難,那就去管理對方的期待值。很重要的一點是,要能照應對方的「感覺」,讓每次對話都結束在正面的氛圍,而非只是公事公辦。

Q:工作中帶給你成就感、挫折感的部份分別是什麼?

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