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作者/林若寧Cheers雜誌第198期 2017-03-01 圖片來源:istock
「對主管來說,每個部屬都像一個空杯子,最重要的課題,是把這些杯子裝入相同容量的水,不讓它滿出來,當然更不能讓這些水,流回自己的杯子裡。畢竟你們的杯子都一樣大,不會因為你是主管,就擁有更多時間。」《懂交辦,80%的工作不用自己來》作者鳥原隆志以水做比喻,一句話道盡團隊中「同工不同調」、讓每個主管都頭痛的難題。

職場上不是單兵作戰,兩人三腳配速不均,自己一頭衝也沒用。慢郎中氣死急驚風的場景,大概每個人都不陌生。

從4人核心小組起家,到現在帶領超過20人的新創團隊,以iBeacon(室內定位與導航應用)為發展主力的天奕科技總經理陳宗逸,對此同樣有深刻體會。

身為創辦人,陳宗逸自己對時間運用分秒必爭。他甚至會在火車或捷運上開會,以「多工」達到效率極大化。

不過,這樣的節奏不見得能直接複製到每個人身上,若是強硬要求,難免引起抱怨或反效果。因此,在必要時,他會先透過同理心的溝通,取得理解,再一起全力以赴。

比如這樣說:「最近大家的工作量都很大,我知道你現在一定也忙得不可開交。但這個緊急狀況只能靠你完成,如果趕在下午3點前完成一個階段,不知道有沒有困難?」先從對方角度來看問題,即使真的做不到,通常也會願意提出其他替代性解決辦法。

陳宗逸指出,新創團隊更重視即戰技能,在天奕,一半以上成員都擁有雙碩士學位,雖然素質高,但個人色彩也頗為強烈,各有各的工作習慣,「像有些成員就是喜歡到晚上才專心寫程式。」

如何解決步調不同的問題?陳宗逸的做法是,先檢視同仁的個別產值是否能達成客戶需求,再針對流程、截止期限做細部分派。

分析個體差異,量身打造任務分配

有些人習慣遲交、有些人則速度快但品質不佳,因此專案執行時,首先要確立目標,再仔細分析各個夥伴的能力、專長、弱點,甚至不同時間的精神狀態,從中調配任務。

舉例來說,公司臨時接到大筆訂單,交貨期限緊迫,這時可授權一位效率、實力皆在水準以上的成員作為專案統籌者,由他來管控總進度下的個人進度。一方面,他可以身作則激勵大家;另外,對習慣「慢」的同事,則個別設定更早的截止日,讓後續接棒者有緩衝期。

若業務真的超出負荷,或團隊始終難以磨合出適當步伐,埋頭硬幹或死命鞭打不見得是好方法,不如先回頭跟客戶溝通,提早規劃其他做法或備案。

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