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作者/凌帠的管理世界Web only 2017-03-28 圖片來源:pixabay.com
其實,不懂是天經地義的事情,沒人生下來是什麼事情都懂的,你過去沒學過、沒做過、沒經歷過,又是哪來的解決之道。所以身為主管,最重要的是要知道,遇到問題時,該如何去找到有效解決之道的方法。

尤其是有些部門有好幾種風馬牛不相干的工作項目,每個人各負責一種,例如管理部門,就常包括人事、總務、財務,有些還包括資訊,這時菜鳥主管剛上任,就非常難對部門中的每項事務都能熟悉了解。

那這時部屬遇到狀況來請示,事情該不該做,或是該怎麼做時,對於這些陌生的領域,身為主管卻腦袋空空,又該如何解決呢?

一、先澄清事實

對於自己不懂的事情,千萬不要裝懂,決策不會下,千萬不可為了面子,硬著頭皮下。許多新手主管的最大問題就是無法面對自己能力不足的事實,擔心自己在部屬面前不夠份量,不像個主管,會被部屬看輕,以後就無法帶人。

其實不懂不是問題,不懂裝懂才是問題。所以主管遇到自己不懂、不知該如何處理的事情時,首先不可驚慌,不要急著回答問題。可以先花點時間詢問部屬問題的來龍去脈,釐清楚問題點。有時,只是單純的把事情弄清楚,問題就消失了。

部屬提出問題,主管一時不知該如何處理時,可以先請部屬詳述事情的經過,注意,很多人在陳述時,並非陳述事實,而是講述自己的判斷、猜測、或是道聽塗說。這時主管就要認真的聽,一步一步的拆解,對於部屬所講的狀況,詢問是他看到的,還是聽別人說的,或是自己猜測的。

例如,部屬說機器當掉了,可以先問部屬是他看到的,還是聽誰說的,然後是怎麼個當法,是做了那些操作後當掉的;或是部屬說客戶對我們的服務極度不滿,那就可以問他說你是從何判斷出客戶的極度不滿,是客戶說了哪些話,還是做了哪些動作……等等。

二、徵詢部屬看法

當問題被釐清後,再來,才是要來想該如何解決。這時可以先問部屬:「對於這件事情,你有什麼看法?」或是「你覺得這件事情該如何處理?」

大多數正常的部屬,都是希望能有所表現,希望自己的意見能被主管接納採用,所以當部屬尋求協助時,反問部屬的看法有不少好處。首先是「尊重部屬」,先徵詢部屬的看法可以顯示主管對部屬能力的看重,搞不好部屬早有想法,只是不敢先提出來,這時就可讓部屬發揮能力,暢所欲言。

接著可以就內容跟部屬討論,提出一些可能的問題請部屬說明,

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