最簡單的專案管理工具：Google日曆，專案團隊應用實例教學

我在電腦玩物中常常介紹專案管理軟體，於是也有很多團隊在需要建立一個合作工作流程時，會來信詢問我的意見。

有時候當他們需要更密集溝通討論，我會建議Slack或Jandi。當他們需要清楚又簡單的進度安排，那麼建議試試看Trello。當然也有更進階的專案排程，可以利用「甘特圖軟體」完成。

但是之前有一封來信讓我重新思考了這個問題：

「esor您好，我是您電腦玩物的長期讀者，剛好負責一個水電維修團隊的管理，我們工作情況是會有很多外務維修與送貨行程，需要有一個共同的專案管理工具可以把每個案子控管好，讓外務人員知道什麼時候要去執行哪個案子，讓內務人員可以統一管理任務分配，並且兩者的時程可同步連動、即時更新。

我們會產生很多單據資料，也希望這個專案工具可以根據案子，讓外務同仁回傳資料，而內務同仁可以根據案子清楚的追蹤單據資料，查看任務執行狀態。

只是我們師傅大多不一定擅長新奇的數位工具，因此希望這個工具可以真的簡單易用，不要有太多超出一般使用常識的功能，以免增加學習成本。

不知道esor有沒有想到什麼適合上述需求的專案管理工具呢？我們正在嘗試用 Google日曆解決這樣的問題，不知道這是不是一個好的專案管理軟體呢？」

真的，沒有什麼好的專案管理軟體，只有適合你的專案管理工具。

而針對這樣的管理流程，而且又希望是盡可能簡單易用的工具，「Google 日曆」確實就可以將其當作好上手的專案管理工具。

這篇文章的前因後果

「前因」：我之前其實也會用 Google 日曆來做簡單的個人專案整理，這個經驗可以參考：「我在 Google 日曆上的專案管理思維：心得與方法分享 」。

「後果」：當然在團隊的專案管理流程中，還會有許多其他工具的選擇，例如你也可以用「待辦清單」工具來管理與分配任務，很多這類工具也有協同合作功能，這時候可以參考：「20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器 」一文。

方法1. 建立團隊共用行事曆

專案團隊的需求是：希望每個成員都能同步看到所有要去執行的行程、要完成的進度，這時候需要的就是一個可以協同合作、多人即時編輯的專案管理工具， Google 日曆的「共用行事曆」功能正好符合此需求。（設定方法可以參考：用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧 ）