最簡單的專案管理工具：Google日曆，專案團隊應用實例教學

幫團隊建立一個共用行事曆，幫其加入每一個成員的 Google 日曆中，那麼他們就能從手機或電腦上的 Google 日曆，看到整個團隊的所有專案內容。

方法2. 在上面安排團隊共用任務

以前面所提的案例，幫外務維修團隊、內務管理團隊建立「共用行事曆」，內務組接收到「維修案子」、「送貨案子」，就可以把案子加入共用行事曆，那麼外務人員在共用行事曆中，就知道下一個案子應該什麼時候去執行。

而案子的執行地點，可以加入行事曆行程的地點欄位。案子的細節，可以用行事曆的說明欄位來附註。

方法3. 在上面安排團隊共同專案進度

如果你的專案團隊不是以一個一個任務為主，而是需要讓所有團隊專案成員了解進度，例如這一週要達成什麼進度？這個月要達成什麼進度？

這時候可以利用我之前所說的「進攻行事曆」http://www.playpcesor.com/2015/07/calendar-project.html的畫法，在 Google 共用日曆畫上進度條，那麼所有成員就能看到。

你也可以善用我之前寫過的「10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統」，來控管團隊的會議活動。

方法4. 用「邀請」來指派任務參與者

回到前面提到的專案團隊例子，當 Google 日曆加上了很多外務組的任務，可是外務組有很多師傅和送貨人員，這時候要怎麼讓誰知道誰要負責哪個外務任務呢？

這時候可以利用 Google 日曆原生的「邀請與會者」功能，例如有個 A 維修任務，要請甲師傅去執行，那麼就把甲師傅加入 A 維修任務當作「與會者」，這樣甲師傅會收到會議邀請通知，就能知道自己要負責執行甚麼任務了。

內務組也可以用這個方式來管理所有外務任務的人員分配。

方法5. 用邀請或顏色區分完成進度

接著專案團隊會碰到一個問題，要怎麼知道每個任務的負責人員是否完成進度了？執行人員要如何回報任務完成進度？

這時候可以使用兩個方法，一個是利用「邀請與會者」時，可以選擇「是（參加）」、「否（不參加）」。整個團隊可以把「是（參加）」變成「確認任務被執行完成」的按鈕，當師傅或送貨人員完成這個案子，就按下「是」。