最簡單的專案管理工具：Google日曆，專案團隊應用實例教學

另外一個方法，則是利用 Google 日曆上的行程可以「切換顏色」，例如當師傅完成任務後，可以請他們把任務的顏色切換成「紅色」，表示任務被順利執行完。（這部分操作方法可以參考：10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間）

方法6. 用「說明」註記重要資訊

如果完成任務的過程中還有其他需要補充的事項，例如有沒有發生什麼問題？客戶有什麼反饋？這時候可以請外務人員把新的資訊，繼續補充到行程的「說明」欄位即可。

這樣每一個「行程」其實就是一個任務，有完整的任務說明與備註，也可以指派，也能確認完成與否。

方法7. 用「插入附件」統整每個任務的檔案

最後還有一個需求是要讓外務人員把相關的單據資料「回傳」給內務組，這時候就能利用 Google 日曆的「插入附件」功能。

如果單據是紙本簽收單，那麼可以讓外務人員先用手機的「 Google 雲端硬碟 App 的拍照掃描」功能，把單據拍照成數位紙本照片，然後到 Google 日曆找到剛剛執行完成的「任務」，選擇「插入附件」，從 Google 雲端硬碟把剛剛拍的單據照片插入 Google 日曆的任務底下即可。

這樣做的好處是，因為檔案插入到行事曆的行程中，也就是單據資料可以放在「任務」下，對於事後要追蹤查詢，或是內務人員要查看某個被執行任務的單據，都簡單方便又直接。

如果你是搜尋而來，說不定你想找的，還想學的是：

1. 結合知識庫的專案管理：Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

2.瑣碎任務資料的專案管理：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理

3.協同合作的專案管理：如何和朋友一起規劃自助旅行？我的旅行 App 協同合作經驗分享

當然，Google日曆沒辦法做更多專業專案管理要做的事情，但他的優點也顯而易見：

1. 行事曆的流程對大多數人來說很直覺

2. 適合以日期和地點為主的專案管理需求

3. 協同合作功能簡單易用

4. 檔案可以根據任務統一管理

說不定下次你的小團隊需要專案管理時，你也可以試試看 Google 日曆這個簡單易用的工具。