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作者/esor huang(異塵行者)Web only 2017-07-11 圖片來源:unsplash.com
這樣的旅行記帳流程,解決了多人一起記帳的麻煩(當然,你自己記也會很好用)、解決了多人要分帳的繁瑣,整個流程簡單、自動化,而且清楚明瞭,對每個人來說也都好上手!

在填寫金額時,為了避免大家沒注意到這裡要填寫金額,可以利用「限制只能填寫數字」的方式,提醒大家這裡要輸入金額數字。方法可參考:「Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學 」。

• 3. 三個必填 

在前面的旅行記帳問卷中,我不會要求大家每一題都要填,真正一定要填寫的只有支出者、支出金額,或者頂多加上「支出幣別」,其他不一定要填也不影響分帳,或者事後補充也都還方便。

這時候就只要把這三個問題設定成「必填」,以免大家記帳時有疏漏。

• 4. 離線怎麼辦?

這個方法優點很多,但唯一的缺點就是「要有網路才能填寫網頁問卷」。

這時候怎麼辦呢?如果旅行團中有人出國會辦網路、申請漫遊,那自然網路問題就可解決。

要不然就是善用有無線網路的時候(例如到觀光區、飯店、餐廳等地),快速紀錄之前的帳目。其實在實作中我覺得也沒太大的問題。(你還可參考:自助旅行、出差工作沒網路?靠這10大離線App搞定

4. 如何輸出成統計試算表?自動算出拆賬方式

回國之後,進入這個旅行記帳的Google 表單後台,在「回覆」處,就可以看到把資料匯出成「 Google 試算表」的功能,將其匯出成 Google 試算表。

這時候可以看到每一筆開銷的流水帳,可以在這裡檢查一下,編輯一下可能的錯誤,或是補充可能的疏漏。

但這樣的流水帳有點零散,所以我們用下面的方法來自動重新統計。

請參考我在電腦玩物撰寫的「Google 試算表樞紐分析表範例教學,像 Excel 般資料快速重整」一文,用「樞紐分析表」,就能自動根據支出者重新整理我的帳目,或是根據消費類型重新整理帳目。

例如下圖,用樞紐分析重新自動整理(要強調這是自動的,並不是自己重新剪貼),我就可以看到三個旅行團成員各自在每一種消費類型的花費金額。

有了這樣的自動統計表,那麼像是要:

• 每日加總總開銷

• 計算每人支出

• 平均出每人花費

都會非常簡單,而這樣就可以提供給旅伴看,並讓大家知道自己要繳交多少金額。

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