【大人學英文】職場 email 真的不能用 Dear 開場嗎？

至於「表達彈性」又是如何決定要用Dear還是Hi呢？以下用三個指標說明。
 
用Dear還是Hi的三個思考指標

1. 背景條件

「背景」指的是跳脫事件本身，站在更高的角度所看到更全面的樣貌，在決定第一個字母要打D還是 H 之前可先思考：這是什麼類型的信件（type）、我為什麼要寫這封 email（purpose）、到底對方需要看到什麼樣的內容（content）。例如：

2. 溝通對象

職場上對內或對外的信件往來很少是為寫信而寫信，通常背後都有個目的，任何在信件出現的用字遣詞都會營造一種無形的「氛圍」，不但會影響收件者看信的觀感，也會左右回信的內容。試想，你跟「大家」還有「網路」上的作者寫信的目的真的會一模一樣嗎？那開場怎麼能直接複製貼上呢？

對象指的是Email的「收件者」，在釐清背景條件後，接下來就要衡量「對方」和「對方與自己」的狀態，例如收件者的人數、國家或企業文化、個性、用字習慣、工作職責、階級地位、公司規定格式等；而寄件者和收件者之間的熟識程度、階級地位、溝通頻率及習慣等也都會影響是用Hi、Dear或是直接稱呼名字開場，因為這些狀態都是「變動因素（variables）」，會因人因時而異。

例如美國矽谷的企業普遍推崇組識扁平化（flat organization），老闆跟員工之間相處自然溝通像合作夥伴，公司對內對外寫信幾乎都是Hi開場，根據我在矽谷輔導的主管的說法是「如果有人用Dear開場，你會瞬間覺得很不自在」。

若對象是日本人，那麼開場又是好幾種，例如客戶的姓氏羅馬拼音是Machino（直呼日本人的名字非常失禮），有人會寫Dear Machino san（san日本人表示尊重的基本稱謂），實務案例常看到連Dear或Hi都沒有，直接寫Machino san，若是早已習慣國際貿易的日本人也能接受Dear Mr Machino。而日本人回信時，也會在收件者的「名」或「姓」旁邊加 san，例如Dear Joy san或是Huang san，因為這是他們的文化和表達習慣。

而台灣的企業為了與世界接軌，也常鼓勵員工對內對外都用英文寫Email，同仁之間早就彼此熟悉，都是Hi來Hi去，有時連名字都沒寫，但如果是用「職稱」稱呼收件者，則傾向用Dear，例如Dear Vice President ，又或者對於初次聯繫的各國廠商或客戶，保守起見還是會先用Dear加對方的「姓氏」。