【大人學英文】職場 email 真的不能用 Dear 開場嗎？

3. 文字語調

我們在跟人說話時，會依據對方的語調、表情和手腳擺動去解讀聽到的訊息和感受到的氛圍，並且做出回應；可是Email的溝通是聽不到聲音也看不到表情，就只剩下「文字」，這種情況下，寄件者的「文字語調」就非常重要。例如：

現在若把三個例子中的稱謂分別改成B版本，收件者感受到的語調可能馬上又變得不一樣，並且解讀出不同的訊息。

無論是Dear或是Hi的開場，都必須跟接下來的內容的用字遣詞以及標點符號有一致的語調，才能營造特定的氛圍並影響收件者的回應。

我們畢竟不是外國人，對英文用字產生的語調和語感比較不熟悉，在寫信之前就必須先思考過或參考實際案例，才不會造成收件者解讀訊息的誤會，增加溝通成本又影響專業形象。

總而言之，一封Email就像你跟對方在說話一樣，我們不會用一套公式跟所有人對話，當然也就會因為「背景條件」、「溝通對象」以及「文字語調」而有表達的差異。

最後針對這個主題，我想提醒三件事

1. 注意中英翻譯的表達陷阱

對有些人而言，會覺得寫信給客戶稱呼Dear太過親密而處在又想正式又怕親密的尷尬中，其實Dear的翻譯並非只有「親愛的」，舉個例子，若是Dear Mr Wang，那麼中文對應的正式信函起頭就會是「王先生 您好」，而當寫訊息給親密家人或熟識朋友開場用 My Dear就可以翻譯成「親愛的」。

既然要用外國人的語言寫信，就要小心避免掉入中翻英或英翻中的思維，各國和個人表達習慣都不同，平時就要多觀察多收集商場和職場的「實際案例」。

2. 判斷不了就把發球權交給對方

另外，每一次的溝通都是建立連結和關係的機會，職場上流傳著一句話「有關係就沒關係」，縱然跟收件者還沒機會見到面，也要記得把對方當作在眼前，想想你要營造的氛圍和對方與你之間的關係，再去決定什麼樣的開場較妥當；若沒有把握判斷，通常在授課或演講時我都會建議學員把發球權交給對方！

也就是只要是初次聯繫，由你主動寫的信件一律都是Dear加對方的「姓氏」開頭，接著就等對方發球回來，如果他改用Hi或Hello加你的名字（first name），那麼就一樣複製回去，若是Dear Ms Huang 那麼也是一樣DearMr Smith 回信。