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作者/ 岡村拓朗時報出版 2017-09-19 圖片來源:stocksnap.io
PDCA指的是Plan(計畫)→Do(執行)→Check(檢核)→Action(改善行動)。是許多一流企業與優秀工作者奉為圭臬的經典管理循環,常應用於品質管理或改善業務。

專案計劃PDCA筆記

●為每個專案計畫製作個別的筆記

專案計畫的PDCA筆記是針對單一計畫運用PDCA的筆記。

說是專案計畫,也不見得就是大規模,需要聚集複數成員一起進行的計畫,請把它想成個人或團隊為了達成目標而需要處理的課題。

可以是一個新產品的宣傳企劃,或是為了讓該項新產品被客戶A公司採用所進行提案計畫,又或是上司訓練部下的教練指導等。如果這項工作有某種明確的目的,有想實現的目標,但不是能馬上解決,也不能一次就處理完成,需要經過多道程序,就可以把它視為一項專案計畫。

那麼,我就來介紹製作專案計畫PDCA筆記的方法。

1.參照下頁圖表做出框架

2.填入標題

3.填入終點或目的

4.寫下關於這項專案的三個重點

5.依任務分割P框架

首先,就依下頁圖表中的形式在筆記上畫線。

接著,標題部分清楚地填入計畫名稱,下方的欄位就是該計畫的終點或目的。

然後再列舉進行這項計畫的三個重點,寫在右上方,內容像是這個計畫為何重要,什麼是不可或缺的……。

●「P 計畫框架」也可以用來表示程序

圖中的「P計畫框架」與每日PDCA筆記有著明顯的差異。

為什麼會不一樣呢?

那是因為PDCA的P本來指的是「Plan」,但在這個專案計畫的PDCA中,還有「Process」的意思。

每種工作都有基本的業務流程等程序,以及在當中需要執行的各項任務,也就是必須把「程序X任務」組合起來一起思考。

因此,就算計畫正在進行,「我做了那個嗎?」「我忘記那個了!」當有這類情況發生時,別盲目地進行眼前的任務或是鑽牛角尖,只要準備好程序與任務的框架,就能輕鬆組織整個程序中所需要進行的任務。

接著,只要照著這些程序來進行任務就好。

「要以怎樣的程序來進行呢?」也可以以此切入,再細分成多組程序。

同時也要弄清楚在每個程序中所進行的任務。

填上預估的日程與時間,在各項任務的前面加上「□」,就能在執行時當成檢查表使用。

之後轉動PDCA的方式就和每日的PDCA筆記一樣。

在「D執行.實績」的框架中,寫下結果與實績,若進度落後或有其他的問題,也一併寫下來。

在「C檢核.覺察」的框架中,寫下從自己角度所獲得的覺察,進行不順利的原因,要是這麼做就好了等事項。

在「A改善行動」中,寫下為解決課題所採取的行動,需要改變什麼,需要停止什麼,需要開始什麼等。整理出可以改善下次計畫或程序的具體行動。

關於專案計畫PDCA筆記的管理方法,我想再稍加說明。

我經常會採取的一個做法,是以計畫為單位,將相關資料以及該計畫的PDCA筆記放入透明文件夾中,並隨時更新。

我也曾使用過Excel 的進度表以及專門的甘特圖APP等各種方式;但老實說,雖然做出來的東西看起來很漂亮,可是製作上很花時間,非常麻煩。若是作為個人工作的計畫,且不需要上線與團隊共享,我認為根本不用多花這些時間。

寫在紙上最大的好處,在於能一眼就看到並了解整體的進度。尤其是因為我們會不斷回顧專案計畫的PDCA,因此寫在筆記本上其實非常合理。

計畫結束後,相關資料都可以掃描整理然後丟棄,只要留下這本PDCA筆記並作為過去的案例歸檔,在開始填寫新的計畫PDCA筆記時,就能當作範本直接使用。

因為當中也留有從前次覺察中所產生的改善方案,所以在轉動PDCA時,一定能比之前更容易獲得成果。

長時間持續工作,卻難以成長……更多內容詳見《讓自己快速進化的PDCA筆記術:每天五分鐘,利用筆記╳四條線,讓你杜絕瞎忙、縮短工時、解決難題、持續成長》

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關鍵字: PM 專案管理 PDCA 筆記

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