為什麼一流主管都用「跨頁週間行事曆」？行事曆記錄什麼，反映了一個主管的「腦」

這個情景是否熟悉？永遠有數不清的會議等著你；好不容易滿足上司的要求，轉頭又得為部屬收拾殘局；永遠都在回E-mail，可能還無法順利交辦給部屬……

原因在於──當上主管之後，你的「時間運用模式」並沒有跟著升級。　　

一流主管的行事曆就要像個「指揮塔」

主管最重要的任務，已經不是凡事親力親為，而是「推動屬下的工作」以及「提高團隊成果」。所以，在每天有限的時間中，不僅要做好自己的工作，更要整合團隊，妥善交辦屬下各項事務。

因此，主管的行事曆手冊所記錄的要項，應該是根據這兩大目標，所發展出來的工作重點。如此一來，這行事曆就會像個戰略計劃的指揮中心，引領主管看見全貌，在腦中產生組織的運作想像，帶領部下分頭進行，做出成果。

為什麼「跨頁週間行事曆」能有效管理團隊？

作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管，帶領團隊做出佳績。他管理行程時，除了運用Outlook外，還大量使用行事曆手冊、筆記本等傳統工具，他發現藉由「手寫」，能在腦中盤整團隊進度，思考下一步的指示。

而他最推崇的就是「跨頁週間行事曆」。而且一定要找以下這種：

--以週為單位，跨頁設計
--左頁顯示週一至週日，右頁則空白
--最好是線圈裝，可攤開在桌上

善加利用這種格式的行事曆，可幫助主管建立「管理腦」。

這是怎麼做到的呢？

●「以週為單位」思考，最利主管掌控大局

以一週為單位的行事曆，能幫助主管俯瞰全貌，看著本週思考下週、甚至更長遠的計畫。還能回推時間，提醒部下此刻該做什麼，藉此管理團隊進度。

●左右頁互相對照連動，「每日」工作事項扣緊「本週」目標不疏漏

切出本週的業務目標，寫在行事曆右頁，再化約成工作要項，填入左頁的每日待辦清單。以跨頁對照，就能清楚確保目標與工作進度不落後。

●主管的待辦事項，占比最高的應該是「交辦事項」

身為執行者，你可能會在行事曆寫「幾點該完成資料」，但是當主管後就變成「指示部下A製作資料」，因為主管的重點工作就是站上指揮塔，好好分派各項工作，才能讓組織運作順暢。