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作者/李開復Web only 2017-11-02 圖片來源:pixabay.com、作者提供
總結起來,管理時間的兩個很重要的步驟,就是列「待辦事項清單」和「完成事項清單」。待辦事項清單用來提醒你做事情,完成事項清單用來審視你的時間安排。待辦事項清單強調目標,而完成事項清單重在展現成就。

在老闆的指導和支持下,我先設置了「回答問題時間」,其他人只有這時才能來找我,其餘時間我則可以專心程式設計。這樣一來,我就擁有整塊時間來有計劃地完成我想做和需要做的事。

另外,我們設立了一個目標,就是要讓其它組能自力更生,不能事事都來找我們。經過一段時間「授人以漁」的訓練,我終於能夠騰出時間去學習新的技術和管理經驗了。

如果不是有這個經驗,潘正磊不但不會有現在的成就,而且可能還在同一間辦公室裡每天回答著各種問題直到精疲力盡為止。

列待辦或完成事項清單

管理時間也可以使用一些管理方法,比如,有名的GTD(Getting Things Done)時間管理法:

總結起來,管理時間的兩個很重要的步驟,就是列「待辦事項清單」和「完成事項清單」。

待辦事項清單用來提醒你做事情,完成事項清單用來審視你的時間安排。待辦事項清單強調目標,而完成事項清單重在展現成就。

列待辦事項清單,你會知道什麼時候該做什麼事,這樣你做事就會更加有條不紊。而每日列完成事項清單時,你會看到自己一天做了什麼事情,哪些事情有必要做,哪些事情可以稍微推後等等。

此外,當看到一天完成的事項很多時,你的滿足感會提升,你就越有可能堅持下去。

關於怎麼列待辦事項清單,可以如前所述,每天把該做的事情列出來,並對該做的事排好優先次序。

那麼要怎麼列完成事項清單呢?可以參考以下步驟:

第一組,認真回憶並記錄今天都做了什麼,並注明花費的時間。

第二組,先堅持一個星期,每晚記錄時間開銷,再往後堅持。

第三組,每週或每個月總結這段時間做了什麼,進行反思。

可以根據個人時間和需要選擇不同的記錄時間段。在記錄過程中或記錄完之後,看著這些內容,你就知道時間都去哪兒了。這樣,你會知道如何更有效地管理時間。

注重提升效率

當大腦疲於工作的時候,對著任務就開始犯睏,於是拖拖拉拉地做著,也不一定做得了多少。這個時候反而不如放鬆或者稍微休息一下。可以參照番茄工作法進行調整。

想要有效率,可以在身體和精神兩方面做好準備:

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