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工作能力強的人的做事順序:設定「有效期限」,過了就丟

  • 壺阪龍哉
  • 大是文化
  • 圖片來源:unsplash.com
悟性強的人,想必已經知道我想說什麼了。

#成功人士這樣整理辦公桌
#恰到好處的亂工作當場完成一半
#日本辦公室整理術始祖
#跟同事啟動辦公室效率革命

事實上,這3項規則,就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說,這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」,目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。

首先,從第1條規則「捨」開始。

桌子周遭的文件、物品,以及每天都在接觸的資料當中,需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西,讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為,就叫做「丟掉」。

第2條規則「活」,是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料,帶來工作成果。

我在本書中提出一個具體的思考方法,就是「無庫存主義」(JustInTime,指及時生產,是一種以控制庫存量來降低成本的策略)。詳細情形後文會再說明,但簡單來說,就是「必要的時候,確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」;這就是「活用」。

假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「捨、活、續整理術」的關鍵技巧,第3條規則「續」,就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。

如果你處理問題,像「對症療法」

(Symptomatictreatment)一樣,症狀消失就停止治療,那效果只會是暫時性的,最後一定會恢復先前的混亂狀態。

「桌上亂七八糟,該整理了!」每個人一定都有這種經驗,但這種整理只是暫時的,整齊的狀態並無法長久持續,所以大家都很煩惱。本書提出的「續」,就是要從根本為大家解決這個煩惱。

接下來,我就要針對這3條規則做具體的說明。請大家努力學習,把「捨、活、續整理術」當作是日常的基本動作。

設定「有效期限」,過了就丟

現今有很多資料、資訊、物品,都不費吹灰之力就能輕鬆取得。這個時候,就更需要有「果斷丟掉」的勇氣。但事實上,還是有很多人會如此找藉口:「嫌麻煩」、「有一天可能會用到」,無論如何就是無法丟棄。

「無法丟掉的理由」,是因為以下兩種心態在作祟:

1.總有一天會派上用場

第一種心態是「只要擁有它,總有一天應該可以派上用場」,這種預設性心理,令人很難下定決心扔掉物品。這種人可以說是將資料、物品的目的,由原本的「利用」變成「擁有」了。如此一來,就會慢慢的過度保存,甚至淪為「蒐集癖」。

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