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作者/esor huang(異塵行者)Web only 2018-05-14 圖片來源:unsplash.com
有時候開會變成聊天,結果一件事情討論了很多次,最後專案卻還是沒有什麼進度。有時候開會時大家都很努力,但討論的時間拉得太長,講的話失去焦點,讓會議變成一件累人的事情。

我自己也是上班族,每天面對許多公司內行政會議、客戶專案開會,甚至有時需要談判決策的會議。回顧自己親身經歷過的各種冗長會議、高效率會議,兩者對比,或許可以從我自己的經驗,整理出讓會議變得「高效能」的七個習慣。

你或許也發現這篇文章題目,借用了史蒂芬‧柯維的經典著作書名:《 高效能人士的七種習慣》,當然我不是管理學大師,這裡整理的七個習慣,只是我的個人經驗,所以也很歡迎大家一起討論,分享你的看法。

開會前,有個基本一定要做的事情:「準備自己要報告的資料」。如果要跟客戶討論產品,我就要先準備好市場分析資料。如果要說明專案進度,我就要準備好工作報告。

因為太基本,所以不列入下面的七個習慣中,就讓我們從已經準備好開會資料開始,看看還能「為高效能會議做些什麼事」?這些習慣包含了會議前、中、後的不同行動。(可以延伸參考兩年前的這篇文章:我如何用「有效」企劃進行高效率會議討論?

1. 列出這一次要確認的重點問題清單

會議有時候會不小心失焦,大家天南地北的聊起天,或是想到什麼討論什麼,最後離題而拖長不必要的討論時間。

有時候會議會有議程,但有時候沒有。

無論如何,我都會有個習慣,就是自己先列出這一次我想討論的重點清單,以及我想確認的問題清單。所謂「重點問題清單」,不是報告資料,而是裡面真正需要釐清的問題是什麼?真正值得凸顯的重點是什麼?

我通常會問自己,假設會議時間很少,假設最後沒時間才輪到我講,但我一定要確認的重點與問題是什麼?

無論我是不是會議主導者都需要這份清單。

如果我是主導者,有了重點問題清單,我就知道什麼時候離題,可以把會議拉回討論主軸。如果我只是報告者,有了重點問題清單,我也知道如何簡潔扼要的說明,並且知道我應該花時間在哪些重點上討論。

2. 排出重點問題清單的討論邏輯

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