切換隱藏選單

女強人v.s.強女人,哪一種更快樂?

不想再開失焦又累人的「聊天會」:高效能會議的七個習慣

當然會遇到一些很難抉擇的問題討論,但在前面決定好重點問題的討論順序後,我還會再有一個習慣,就是先想好自己對這些問題的可能答案,或是這些問題我的最後底線是什麼。如果底線不是我能決定的,我會在會議前先去問可以做決定的主管,然後才去跟客戶開會。

我會問自己,這個問題如何大家沒有更好答案時,我的目前最好答案是什麼?這個問題如果對方提出要求時,我可以答應的最後底線是什麼?

前面三個步驟是環環相扣的,如果沒有準備好問題清單,又怎麼知道要準備好底線答案

而當我準備好自己的答案,就能在會議時明快地給出回應,有意外時也能自在的應變、調整甚至推翻。

4. 一開始就先說明會議的待辦清單

尤其是一些企劃構思會議時,與會者抱持著聊聊看的想法,但會議也很容易就變成真正的聊聊看,最後卻無法拉回需要的結論。

在會議一開始時,如果可以的話,我通常有個習慣,就是會先跟客戶、與會者,說明這次會議我們要討論的逐項重點與問題是什麼,也就是說明前面第二個習慣列出來的有邏輯的討論順序清單。

我會說,今天會議想要逐步討論這幾項問題,然後最後我們要確認什麼結論?

只需要一個很簡單,可能不超過一分鐘的說明,但這個簡單動作有兩個效果。

雖然會議中不一定能阻止喜愛天南地北聊天的人,但起碼我們有個名正言順的理由可以拉回討論,例如「讓我們先回到我剛剛說的下一項重點」,大家心中也有個底,容易接受被打斷。

並且這樣可以有效先暫緩抱持著疑惑的人,防止他們太快提出現在還不能解決的問題討論,這會讓會議失速失焦。讓他們知道等一下會討論到那個問題,而現在先解決這個問題,並且現在這個問題,有助於解答等等那個難題。

5. 事先做好會議筆記

當然,我們都會做會議筆記。

但我有一個習慣,就是會在「開會前」先做好會議筆記,也就是先把我要討論的問題清單、我的解答與想法,都先做好筆記,然後才去開會。那麼會議時要做什麼筆記呢?

我的會議筆記主要在記錄:接下來我要做什麼應變,下一個接續討論的問題要不要調整?

因為基本的重點問題與答案,我可能會議前都做好筆記了。這時候會議中的筆記其實主要聚焦在讓接下來的會議更加高效率的方法,我聽到對方提到什麼事情,接下來我要提出什麼回應或詢問?接下來要怎麼調整流程會讓討論更順暢?

6. 最後確認一次所有結論

當會議結束,大家對於這次會議其實已經討論了後面,忘了前面。這時候我會習慣重新說明一次每個問題的結論,不用超過一分鐘,但可以有很多好處。

說明一次會議結論,讓大家確認是不是每個結論都沒問題,也讓大家快速對這次會議有了整體概念。

當然,最好能在會後,立刻把這次結論 mail 給大家一份。

7. 討論接下來每個人的下一步行動

一次會議可能討論了一整個專案的流程,對每個人來說都是長期而龐大的工作,但這樣的會議回去後,不一定能立刻推動專案的進行。

WEB ONLY

全文完,覺得不過癮嗎?您可以:

陳俊廷

AI時代領航者 新經濟的獲利模式

社群啟動鈔能力

從FB、LINE後台數據挖掘鐵粉轉換力,2019新課程盲鳥限時優惠

生涯顧問

陳威任

26歲成為保險業最年輕處經理,39歲帶領143位業務的超級戰將

林倩如

從外商銀行轉戰生命產業,連續10年破3億的業績總冠軍

潮課名師

最新評論

你是哪種族群?

提醒

本網頁已閒置超過三分鐘,請點擊 關閉 或任一空白處,即可回到網頁。

關閉廣告