不想再開失焦又累人的「聊天會」：高效能會議的七個習慣

在會議一開始時，如果可以的話，我通常有個習慣，就是會先跟客戶、與會者，說明這次會議我們要討論的逐項重點與問題是什麼，也就是說明前面第二個習慣列出來的有邏輯的討論順序清單。

我會說，今天會議想要逐步討論這幾項問題，然後最後我們要確認什麼結論？

只需要一個很簡單，可能不超過一分鐘的說明，但這個簡單動作有兩個效果。

雖然會議中不一定能阻止喜愛天南地北聊天的人，但起碼我們有個名正言順的理由可以拉回討論，例如「讓我們先回到我剛剛說的下一項重點」，大家心中也有個底，容易接受被打斷。

並且這樣可以有效先暫緩抱持著疑惑的人，防止他們太快提出現在還不能解決的問題討論，這會讓會議失速失焦。讓他們知道等一下會討論到那個問題，而現在先解決這個問題，並且現在這個問題，有助於解答等等那個難題。

5. 事先做好會議筆記

當然，我們都會做會議筆記。

但我有一個習慣，就是會在「開會前」先做好會議筆記，也就是先把我要討論的問題清單、我的解答與想法，都先做好筆記，然後才去開會。那麼會議時要做什麼筆記呢？

我的會議筆記主要在記錄：接下來我要做什麼應變，下一個接續討論的問題要不要調整？

因為基本的重點問題與答案，我可能會議前都做好筆記了。這時候會議中的筆記其實主要聚焦在讓接下來的會議更加高效率的方法，我聽到對方提到什麼事情，接下來我要提出什麼回應或詢問？接下來要怎麼調整流程會讓討論更順暢？

6. 最後確認一次所有結論

當會議結束，大家對於這次會議其實已經討論了後面，忘了前面。這時候我會習慣重新說明一次每個問題的結論，不用超過一分鐘，但可以有很多好處。

說明一次會議結論，讓大家確認是不是每個結論都沒問題，也讓大家快速對這次會議有了整體概念。

當然，最好能在會後，立刻把這次結論 mail 給大家一份。

7. 討論接下來每個人的下一步行動

一次會議可能討論了一整個專案的流程，對每個人來說都是長期而龐大的工作，但這樣的會議回去後，不一定能立刻推動專案的進行。