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作者/esor huang(異塵行者)Web only 2018-09-05 圖片來源:unsplash.com
我們手上握有那麼多種溝通合作工具,但因為一時偷懶方便,什麼事情都要用LINE來講,這真的是好習慣嗎?

在這一點上,同為新一代即時通訊工具的 Facebook 聊天室內容都長久儲存在網站收件匣中,而 Google Hangouts 的訊息也都自動備份在 Gmail 裡,事後要翻找查詢,其實更加便利。

相對起來,這兩個似乎會是讓工作討論更有保障、更好整理的工具。

四、什麼樣的形式可以有效、確實、清楚的交代任務?

我相信很多人在職場上最怕老闆或客戶「口頭」交辦工作,因為用嘴巴說雖然快,但腦袋不一定想得清楚,所以講的也不一定完整,而且口說無憑,還怕有所誤解。

如果是這樣,那麼非常接近口頭聊天的 LINE,自然也面臨類似的問題。

一個好的任務交辦,不是用一兩句噓寒問暖的討論型式可以說清楚的,而是應該用寫一篇論述文的態度,把前因後果仔細交待,把待辦事項一一條列,把重要參考檔案文件附上,這樣就是一個有效的任務交辦。

而這樣來看,目前最好的任務交辦方式,其實還是電子郵件(或是類似的雲端協同合作系統),有重要的公事,還是好好寫一封信,跟對方好好說明,才是讓工作更順利推展的正道。

小結:不是不要用LINE討論公事,而是正確的用 LINE 討論公事

那麼,難道說 LINE 只適合朋友聊天嗎?

也未必,就像我開頭所說的,我自己也會在公事上為了緊密溝通手邊正在進行的工作,和不在同個辦公室的對方用 LINE 來邊做邊討論,但這裡的重點是因為我們正在執行同樣一件事情,而LINE加快了我們的溝通速度。

可是溝通有很多種:

「一般聊天、即時溝通、緊急溝通」:這時候 LINE 等即時通訊工具確實身負重責大任。

「重要深入的討論」:若是真的要長篇大論,甚至中間夾雜很多任務規劃,那麼我甚至會直接選擇在 Google Docs 這種可以備份的雲端工具上討論。

「任務的正式交辦」:要有明確的記錄、清楚的分析、確實的追蹤,那麼我會選擇用電子郵件。

而且真的要用 LINE 之類的工具來處理公事時,我也會謹守幾個原則,來兼顧即時溝通、找到人、不打擾、好整理、任務確實交辦等需求:

1、事先把重要任務與檔案完整寫在郵件裡寄給對方。

2、在適當時間傳一則 LINE 訊息提醒對方可以去看郵件。

3、詢問對方方便時再開始用 LINE 進行內容討論。

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