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交辦工作時,「為什麼」比「做什麼」重要

  • 岩田松雄
  • 今周刊出版
  • 圖片來源:unsplash.com
上有鐵血老闆,下有軟爛部屬,爛攤子收不完,怎麼辦?

#圖解帶人的技術
#好主管如何帶人又帶心
#比起說什麼
#更重要的是由誰說

不能光指示內容

交辦部屬工作時,有時候發現對方做的並不符合預期。雖然有可能是這名部屬工作能力的問題,但主管也必須反省,自己在交辦工作時是否有掌握到重點。

「把這個做好。」光是這樣下指示,部屬無法清楚理解原因和要點,就沒辦法把事情做好。因為這種工作的交辦方式,無法讓人了解做這件事的意義,對工作也無從抱有使命感。

為什麼要做這件事?這件事情做好了會有什麼樣的成果?不懂得這些的話,任誰都不會花心思去做好。

即使是製作一份資料,不知道這份資料有什麼意義,也不了解為何需要,不理解自己究竟在做什麼之下,部屬就不會自動自發把事情做好。

不是用「分攤工作」的形式,而是讓部屬理解這是負責一件大案子的一部分,做起事來也會更起勁。

交辦工作時, 不僅要說明「做什麼」,讓對方理解「為什麼」也很重要。

將工作的背景、意義、必要性都一併交代清楚。

「這是高階幹部會議上需要的資料」,這說明了必要性;「社長要求要包含這些內容」則是解釋背景,最後說「何時要提出」的期限。

這麼一來,部屬清楚理解這項工作的意義,還有期限,就會認真把事情做好。

也要讓對方了解工作的背景

交代部屬處理客訴時,讓對方理解「為什麼」也很重要。例如,客戶提出了不滿,但怎麼看百分之百都是對方的錯。

在這種狀況下,即使主管說「總之先道歉」,反倒會引起部屬的反彈,「明明是對方有錯,要我道歉太沒道理了吧!」 

如果對方社長在過去本公司面臨倒閉時曾經出手相助,對本公司有恩的話呢?當然,客訴本身或許沒道理,但有時候經過整體判斷後,還是先道歉比較妥當。這種狀況下就要讓部屬先了解背景。

「那家公司以前有恩於我們,這次先道歉,當作回報他們吧。」這樣解釋後,部屬應該也能接受,「原來有這段過往,那就這麼辦吧。」不只交代「要做什麼」,還要說明「為什麼要這麼做」的背景,也是領導者重要的任務。

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