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學這6個簡報技巧,客戶老闆一次過關

不滿足所有人角色定位,讓成品更能說服人

「我不是大老闆,也不是部門主管,我怎麼讓工作更敏捷、更有效?」這是基層上班族常見的困擾。事實上,敏捷管理就像武功,各有不同招式與派系,但對個人來說,其實只要抓準對的原則與心態,就能有效減少在工作中被浪費的時間與精力,帶來新的改變。

「真菌也會玩樂高?」、「晚明古人瘋旅遊,竟然還有炫耀文?」、「震央在美濃,為什麼台南災情最嚴重?」,這些標題活潑,讓網友「hen有感」的科普報導,都來自一個名為「研之有物」的網站。

「研之有物」正如其名,網站內容包括了豐富的數理、生命與人文基礎研究。而它的來頭可不小:成立研之有物的,正是我國最高學術重鎮──中央研究院(以下簡稱中研院)。

辦網路媒體不特別,但「研之有物」完全由中研院團隊自主開發,全程參與者不超過5人:在資訊科學研究所研究員陳昇瑋帶領下,祕書處公關科長黃詩雯打點對外宣傳與行政流程,執行編輯林婷嫻與美術編輯張語辰則扛起網站開發、設計與內容產製的重任。

從概念雛形、開發到上線,經過與中研院6處3室、24個研究所與7個研究中心各部門長官討論,從2016年11月到2017年4月,僅僅5個月就順利上線,成為中研院在社群世界的「招牌」之一。

研之有物雖然跑得快,成果卻相當豐碩:2018年傑出公關獎中,得到政府傳播獎類別「優異獎」,中研院院長廖俊智前往立法院接受質詢時,還獲得立委公開肯定。

社群表現更是持續成長,上線至今1年半,累積超過116萬次瀏覽量,不重複瀏覽量超過104萬次,平均停留時間也從上線頭一個月的2分16秒,到現在均維持3分鐘以上。

除了作為對外開展的新品牌,在內部行政端,「研之有物」也走了一條少有前例可循的路徑。「過去公部門要做網站,幾乎都找外部廠商承包,」黃詩雯解釋,「但是陳老師一開始就打算自己開發,在行政流程與預算核銷上都有不少創新。」

4個人,如何在5個月的時間從零開始,做出一個出乎意料,卻讓大家鼓掌叫好的科普網站?

捨棄紙本作業,線上文件流程即時、干預少

2016年11月來到中研院以前,具有超過5年媒體與廣告公司經驗的林婷嫻,試圖將過去執行專案的經驗,導入這個小團隊。

「敏捷開發強調的是快速溝通及快速調整,」她指出。但在一個陌生工作環境裡,與其直接應用,不如先從平時工作著手,思考如何讓流程更便捷。

例如,報導編輯流程,從採訪、編輯到美編,甚至交給研究員校稿,他們決定捨棄紙本往返,完全以線上共同文件編輯進行,「可以即時看到不同的意見,也不用怕來不及存檔,或被錯誤資訊覆蓋,」林婷嫻解釋。

雖然理論上可行,但研之有物團隊一開始也擔心,對這些在各領域學有專精,甚至學術輩份崇高的研究人員,只寄一封含有雲端文件網址的連結,而非親送紙本校稿,難道不會失禮?

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