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作者/駱昕妤Cheers雜誌第219期 2018-11-29 圖片來源:unsplash.com
當工作愈來愈多,時間愈來愈少,該怎麼做好時間及生活管理?「七號盒子攝影棚」共同經營者暨品牌經理駱昕妤,分享他的6個心法,幫助大家在工作及生活中,找到平衡,培養執行力。

「逐步完善」是我近期的座右銘,當必須完成的事情愈來愈多,而時間愈來愈少,如何讓個人、公司、團隊在各方面皆有機會進步?這是身為創業者、經營者都須面對的急迫課題。

以下分享幾項我自己在工作及生活上,實踐「進步」的方式:

1.時間順序

每天早上花一點時間,撕下一張方形便利貼,把今天要完成的項目寫下來,接著寫上排序。

我會把最難的事情放在最前面,在精神最好也最集中的時候,把困難的事情先完成,這會讓人產生「進度感」,被這種感受鼓勵後,便能更有動力;反之,拖延的心態則會損耗精力,當更多尚未完成的重要事項在心中積累,久而久之造成的心理壓力,會加倍使人變得被動而疲憊。

2.目標導向

先別急著動作!當你感覺混亂時,讓自己停下5分鐘。放下手邊工作,也別接電話,想一想現在公司或是職務上短期和長期的目標各是什麼。

把繁雜的事情分類,將短期目標、長期目標各分一邊,仔細思考每件事情需要被完成的原因,以及這件事的背後,是為了解決什麼樣的問題?而解決它,是否能讓團隊前進到下一個階段?

可以邁入下一個階段的短期目標先處理,而歸類為長期目標的,則排進行事曆中,變成每週固定待辦事項,別讓它打亂工作的節奏。而真有未被分類到的其他事務,就勇敢地放下它吧!

3.聰明做事

科學研究發現,人類專注力的極限可能只有十幾分鐘,有時明明花了很多時間開會、看書、做簡報......,但為何成效卻沒有預期來得好?

這也許是因為開會時,討論項目經常被引導至與原先預設不相干的議題上,主導者未能及時切回正軌,導致會議難以聚焦;或是工作時,突然想起另一件必須完成的事,打斷原本的執行脈絡。

這時候,你可以把這些靈機一動的點子,先簡單記錄下重點,接著把當前的事情做完,再去處理、思考下一件事。一次只做好一件事,效率才會最高。

4.留下可追隨的足跡

你正在做的事,要隨時確保任何人來接手時都可以看得懂,也包含未來的自己。這表示,你應該做到幾個細節:

● 整理資訊要有條理和邏輯,讓後人可追尋。

● 處理事情的過程要簡單記載,有個來龍去脈。

● 事情做完要歸檔結案,這是工作的一部分。

● 避免用奇怪的代號、自創的詞語來表達事情。

除了你的心、腦袋和態度是別人搶不走的之外,事情要做得讓自己隨時都可以被取代。

5.縮短需要移動的時間

在現代生活中,我們有很多時間必須往外跑。仔細想想,為了要抵達不同的地點開會、與客戶碰面、和朋友相約聚會......,不得不在各個目的地間往返。這會花費掉我們許多時間而不自覺,包括找車位、從停車場走到會面點、搭捷運、在捷運不同路線間轉乘......。

如果把地點調整一下,例如,第一場會議在內湖,在能自由安排會議場地的情況下,就把第二場會面也約在同樣的區域,不僅省下許多時間,更避免舟車勞頓的奔波,自然也會提升工作效率。

6.學會拒絕,把時間留給自己

除了上述做法外,還有一些很難做到的事情得學會。例如,拒絕不感興趣的話題、漫無目的的聚會邀請,以及別為了人情壓力,出席目標不明確的社交場合。想清楚希望接觸什麼樣的人再前往,也要學會不去前同事的公司聚餐、大聊他人的八卦。

事實上,除了嚼舌根之外,運動或休息也有同樣的紓壓效果。

當你學會用溫和而明確的方式,拒絕被「不重要的事」占用時間後,你的心情會變得更輕盈,也能為自己保有更多思考人生和感受生活的時間。

最後,去做就對了!培養執行力的第一步,就是往前走,不要害怕走錯了一步或把事情搞砸。

沒有人能預知未來,我們只能在過往經驗或從學到的知識中,一次次去判斷、修正每次要走的路,讓自己在做中調整、從做中學。

每件事都一樣,沒有絕對的完美,最重要的祕訣其實就在「往前走」、累積經驗,然後逐步完善。

酷青 駱昕妤

「七號盒子攝影棚」共同經營者暨品牌經理

※更多精采內容在12月號《2019能量管理Start!》│博客來天下網路書店雜誌訂閱專區

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關鍵字: 酷青 創業 駱昕妤 執行力 七號盒子攝影棚 目標 進步

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