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作者/esor huang(異塵行者)客座觀點 2018-12-11 圖片來源:unsplash.com
如果面臨有許多臨時工作插入,導致重要專案卡關應該怎麼辦呢?

這是我很常被詢問的問題:「 Esor ,雖然我知道時間管理就是自我管理,就是專注自己的重要事情。但問題我的工作上就是無法專注,因為每天都有老闆、客戶臨時加入的大量工作,而且每件意外工作都說是緊急又重要,導致就算我想專注重要工作,最後重要專案還是都卡關。」

這時候,應該怎麼辦呢?

雖然我目前也依然是上班族,有正職工作,部落格只是副業。我的職場上也會遇到類似上述的情況,我的工作流程也有需要接受他人管理的時刻,也有必須因為意外而改變的時候。頻率雖不低,但我想我的職場,應該沒有像是上面情形所描述的那麼極端與誇張。

所以,雖然我無法以親身經驗,來探索上面最嚴重情況的解答。但從多年來的職場經驗,我也想跟大家分享一下我的做法,也趁此機會,我對自己工作流程做一個反思。

工作流程上,還是要以完成重要有價值的專案為優先。

不過職場上,重要專案不一定是我個人專案,也可能是團隊的目標、重要的產品,是從整個公司角度判斷的重要專案,要以這樣的專案為優先。

這時候,如果面臨有許多臨時工作插入,導致這樣的重要專案卡關,那麼我會嘗試下面七種方法,看看哪種方法可以解決這個問題。

1. 判斷

時間管理不是排程,而是一種選擇,而選擇前需要有所判斷。(參考:主觀選擇,打破「我需要」的人生工作整理困局

我會判斷這件被插入的工作,是不是跟目前專案有關,如果是,應該排在專案的哪個流程做更好。

無論對方說得有多麼緊急,我還是必須有自己專案流程的判斷,這樣就算要跟主管討價還價(或是請求給我一點時間時),才有準確的談判選擇。

雖然我也不喜歡工作不照我安排,不喜歡有臨時意外的事情,但我也會判斷這件被插入的工作,會不會真的是目前重要專案中的緊急意外呢?被加入的臨時事件,也可能從整個專案的角度來看很重要,因為專案有可能有意外,不可能完全不變動。

那麼如果判斷後,發現這件臨時工作真的不重要,真的跟目前重要專案無關,真的是瑣事,那要怎麼辦呢?

2. 集中

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