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作者/下地寬也今周刊出版 2018-12-19 圖片來源:unsplash.com
為了在一分鐘內掌握概要,資料的頁數愈少愈好。能做出一次通過的提案資料的人,通常都很清楚這個重點。

「多少頁的提案資料比較適中?」工作上經常有人問我這個問題。

單就結論而言,再怎麼長篇大論的資料,扣掉封面後至少要控制在十二頁以內。因為絕大多數的決策者都很忙,希望可以只翻幾頁就能理解提案的梗概。

為了在一分鐘內掌握概要,資料的頁數愈少愈好。能做出一次通過的提案資料的人,通常都很清楚這個重點。

將每一頁資料的情報先濃縮成一項,再利用圖表來凸顯情報。這麼一來,每一頁都只需要花五秒鐘就能理解概要。

只要能做到「一頁只包含一項情報」,就算資料多達十二頁,也能在一分鐘內就理解概要。即時在就算爭取不到說明時間的狀況,決策者只要稍微翻閱,就能理解你想表達什麼。

提案資料無法一次通過的人,通常沒有盡可能減少資料頁數的概念,反而會誤以為「頁數等於認真工作的證據」,而帶著厚厚的資料上門。要是上司說「看不太懂」,下次就會再加上各式各樣的情報、加入更詳細的說明文章,於是資料的內容也會變得愈來愈複雜、愈難以理解。

這種人通常搞錯了上司所說的「看不太懂」。基本上,上司那句「看不太懂」的通常不是「不明白細節」,而是「不明白整件事的全貌」。

換句話說,說明太過詳細,反而會變得難以理解。不如把那些旁枝末節全部砍掉,努力試著凸顯主幹,讓上司能夠在一分鐘內明白你想要表達什麼。

在實際的會議上,只要每一頁能用一分鐘說明完畢,就能在十二分鐘內把內容講清楚。每個議題可以分配到的時間約為二十至三十分鐘,所以再加上發問的時間,用十二分鐘說明完畢比較恰當。

情報少一點,才不會對大腦造成負擔,才能自然而然的記在腦子裡。請盡可能轉換思考模式,從「巨細靡遺的塞滿情報」變成「盡可能減少情報」。

【延伸閱讀】

〉〉售價、品質、成本:看懂「決策者重視的事」,才可能提案成功

〉〉只要改變「這兩項」,就能提升你的簡報說服力

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