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作者/金子敦子方言文化 2019-06-28 圖片來源:pixabay.com
在職場上,簡潔明快的表達相當受歡迎。商務溝通雖以「不遺漏、不贅述」為原則,但有些重要訊息需要詳細說明,否則會產生遺漏的風險。

想透過溝通接近「目標」,就要明確找出想要傳達的「對象」、「訊息」、「行動」,並將以上要素化為具體的語言。片面內容會令對方難以理解,所以要用當事人聽得懂的語言,保持說明精簡,並且不時加入「緩衝語句」(詳見後續說明),就能拋出對方容易接續的話題。

別過度使用華麗辭藻

商務溝通的基本要領就是簡潔。談話簡短,可降低對方的負擔。什麼都不說固然無法傳達訊息,但重複的內容最好盡可能簡短有力。

訊息內容量也應該以「簡短明確」為努力目標,任何討喜的郵件或書面資料幾乎都是直接易懂的內容。尤其當對象是高階經理人或領導階層時,最好別奢望他們願意閱讀長篇文章或信件。

在電子郵件裡,「承蒙關照」或「請您多多指教」這類客套話固然重要,但冗長的社交辭令或重覆的話題、說明,應該盡可能斟酌使用。也該向對方確認「內容會不會太過繁瑣呢」?以免造成對方負擔。

當然,不同組織文化或情況,對於禮貌的要求自然會有差異,而在特定儀式或婚喪喜慶等場合中,固定套路、官樣文章依然具備重要功能。話雖如此,在結婚典禮上滔滔不絕地演說,無論何時何地都是相當惹人厭的行為。

過去我服務過的顧問公司或外資證券公司,印象中「能幹的上司說明都很簡潔」。只要縮減說明的字數,看的人跟寫的人都得以減輕負擔。

然而,商業郵件不同於簡訊或 Line,原則上必須輸入主旨、收件人、問候語並署名。

況且,唯有在雙方關係夠親近的前提下,才能容許極端簡短的信件出現。為免被地位較高、距離不夠親密的對象視為沒禮貌的人,通信時切記使用緩衝語句(詳見後續說明),以簡潔又不失禮的字句溝通。

決定一通電話的長度

至於電話,自訂平常每通電話「大約5分鐘」,設定適當通話時間也是一種方法。只要事先限制通話時間,就可以避免不小心給對方造成太大負擔。

萬一,需要遠超過限制時間來溝通,例如30分鐘左右的話,外資企業便會事前設定一個「電話會議」的時間。

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