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作者/鄭緯筌(Vista)酷青酷業 2019-11-06 圖片來源:pixabay.com
在江湖上行走,哪有不交換名片的道理?問題是換來一大堆名片,又該如何管理、收納呢?真的要說起來,收納可能還算簡單⋯⋯

如果要問上班族平常會遇到哪些困擾,我相信──該如何做好名片管理,肯定是大家急於想要知道的熱門問題之一。

在江湖上行走,哪有不交換名片的道理?問題是換來一大堆名片,又該如何管理、收納呢?真的要說起來,收納可能還算簡單⋯⋯我們都看過很多的業務員或記者朋友,直接用橡皮筋捆起一疊又一疊的名片,然後就扔在抽屜深處。如果講究一點的話,當然您也可以買幾個名片盒或名片簿來存放。

——但是,收集了一大堆的名片之後,我們該如何著手管理呢?

我還記得,以前就有位EMBA的同學笑著說他沒有這個困擾。大家還以為這位老總有什麼妙招,原來因為他位居要津,所以公司派了能幹的總經理特助來協助處理這等「小事」。但對於一般上班族來說,我們很少有這種機會能夠享受專人服務啊!

老實說,在職場行走的這些年,大概除了請秘書代勞這一招還沒用過,其他的方法我幾乎都試過了!舉凡是用名片掃瞄機或App來管理,或是用手機拍照,甚至是一律存放在Evernote或Google的雲端資料庫裡,這些事情我都嘗試過!

嚴格說起來,整理名片這件事情本身不但很枯燥乏味,而且真的要弄起來還很曠日廢時⋯⋯更麻煩的是,大家往往很難養成順手整理名片的習慣。

再舉個例子,不知道您有沒有類似的經驗?明明自己都已經花時間整理,把一張張的名片都歸檔了!可是,卻在要緊的時候還是找不到某個聯絡人的資料!

瞧,這是不是辦公室裡常見的場景呢?

我還記得,以前在媒體服務的時候,曾有一位資深記者因為急著找某位老闆的聯絡方式,當時還十萬火急地發動全編輯部的同仁幫忙⋯⋯因為茲事體大,大夥兒也顧不得截稿壓力,只好扔下手邊的工作,開始從數千張的名片中逐一過濾。勞師動眾忙了半天,就只為了尋覓一張名片。

多年以後,想到這件事還餘悸猶存。嗯,這個經驗實在太慘痛了,到今天還印象深刻!

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