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作者/世界公民文化中心客座觀點 2019-11-13 圖片來源:unsplash.com
每一封email往來,都是你和與收信人之間的交流。很多人以為寫商業email就應該用「生意腔」,於是把本來有感情基礎的email寫得官樣。

1. 不要生意腔:可以用We就不要用You

每一封email往來,都是你和與收信人之間的交流。很多人以為寫商業email就應該用「生意腔」,於是把本來有感情基礎的email寫得官樣。

(不好) "Your mail has been received."/"Your complaint is being looked into."

(好)"I have received your mail."/"We are looking into your complaint."

每次email往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的介面放在email上而已。多用一些簡單明瞭的句子,用我/我們做主詞,這樣才能讓email讀起來熱情、友善,像朋友交談那樣簡單、自然,親切又人性化

"You" 態度:You will receive your computer by next week.

"We" 態度:We are happy to have your order. We shipped it by July 21.

2. 一針見血:可以清楚就不要模糊

寫email最忌諱文縐縐,要打電話給人就用call,要去拜訪人就說visit,不要用模模糊糊的contact。

模糊:contact, Soon

明確:call, write, visit, by March 15

3. 訊息簡明:可以一個字就不要兩個字

大部份商業人士跟你一樣,每天都要閱讀大量email。所以email一定要寫得簡明扼要。與主題無關或者無助於email的目的內容,請毫不留情的捨棄。

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