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作者/胡立宗 責任編輯/林哲緯Web only 2019-12-09 圖片來源:pakutaso.com
不管是跟主管或部屬,「一對一談話」都讓人倍感壓力。如何讓自己有話說,又該如何讓對方有話回?

「一對一談話」(one-on-one meeting)本來應該是最好的溝通機會,但也因為「一對一」的形式,容易讓彼此都有很大的心理壓力。

不少主管與員工都因為不懂得善用這個場合,既無法當面把問題攤出來討論,又或是該做的準備沒作,讓「一對一」變得形式化又尷尬。

曾經當過員工,現在是老闆的克雷兒‧路(Clare Lew)就坦承,她自己當員工時,對「一對一」完全不做準備,現在回想起來,覺得自己很蠢。因為一對一明明是表達意見的好機會,但自己卻任由機會消失。「等到自己當了老闆之後」,她說,「才知道面對沒有反應、沒有準備的員工,CEO有多無奈。」

什麼是好的「一對一面談」?從形式來說,顧問公司WideAngle建議採取「10:10:10」原則,也就是假設總共時間為30分鐘,員工可先說明10分鐘,主管回應10分鐘,再彼此討論10分鐘。當然,總時間長短由兩造決定,各個階段也不必硬性規定非要10分鐘不可——員工如果還有話要說,主管也不必10分鐘一到就喊卡。

至於員工與主管各該有什麼準備?

以員工來說,克雷兒‧路在「Signal V. Noise」發表的心得認為,首先,報告者可以先分享本周自己覺得最有動力/最沒勁的點是什麼,讓主管知道自己的狀態,或是該怎麼幫助員工克服困境。其次是哪些狀況讓你擔心,例如專案推動的力道不夠,或是來其他部門的阻力。

最重要的是,藉著「一對一」的場合,提出有其他人在場時不好說出口的真心建議,特別是針對主管的建言與看法。這當中難免會引起主管不快,但請謹記一點:有些事,不說出口,對方永遠不會知道。

所以與其在公開場合說這些話,不如在「一對一」的「私底下」說,只要對事不對人,相信主管不會完全無法接受。

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