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作者/法蘭西斯科.西里洛采實文化 2020-01-06 圖片來源:pixabay.com
一般人會想一口氣、全力以赴把事情做完,但往往效率不彰,越做越沒勁,番茄工作法之所以有效,在於有助發揮間歇、高強效的專注力。

傳統的番茄工作法為30分鐘:25分鐘工作、5分鐘休息。每天開工之際,從事項盤點表挑出想處理的事項,區分優先順序,寫進今日工作表(圖表3)。

▲今日工作表(圖表3)

展開第1個番茄鐘

把番茄鐘設定為25分鐘,開始做今日工作表上的第1項事項。無論有幾個人在用番茄鐘,該能清楚看到剩餘的時間(圖表4)。

▲能清楚看到剩餘的時間(圖表4)

番茄鐘不可打斷:就是25分鐘全拿來工作。

番茄鐘不可分割:沒有半個番茄鐘或四分之一個番茄鐘這種事。最小單位就是1個番茄鐘。如果番茄鐘被打斷,該視為失效,就像從未設定過,然後你該重新設定一個新的番茄鐘。當番茄鐘響起,你就在剛才所做的事項右邊畫叉,休息3至5分鐘。此外,番茄鐘響表示當前的事項確實完成(雖然僅是暫時完成),不可以再「多做幾分鐘」,就算多幾分鐘就能做完也萬萬不可。

▲第1個番茄鐘(圖表5)

這3至5分鐘是脫離工作的必需時間,供頭腦消化吸收剛才25分鐘的工作內容,而且你能趁機做點有益身心的小活動,以便在下一個番茄鐘時段發揮最佳表現。

這類小活動包括起來走一走,喝杯水,想像下一次假期去哪裡玩,深呼吸或伸展筋骨,跟同事聊天說笑也不錯。

休息時間不適合很費心神的活動,例如:別跟同事聊工作、別寫重要的電子郵件、別打重要的電話,諸如此類,免得妨礙頭腦整合,損及下一個番茄鐘時段的專注度。

你該做的是把這類事項列進事項盤點表,標註特定的番茄鐘時段來做。在休息時間,不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。當休息時間結束,把番茄鐘設定為25分鐘,繼續處理手頭工作,直到再次鐘響,然後在今日工作表上再畫一個叉(圖表6)。休息3至5分鐘,再進行下一個番茄鐘時段。

▲第2個番茄鐘(圖表6)

每4個番茄鐘時段,安排一次長休息

每做完4個番茄鐘,進行一次15至30分鐘的長休息。

這段休息時間很適合拿來整理辦公桌、去咖啡機弄杯咖啡、聽語音信箱、檢查電子信箱、進行呼吸練習、出去走一走,不然單純休息一下也行。

重點是別做任何複雜事情,否則頭腦無法重組整合,下一個番茄鐘時段就難以發揮最大效能。休息時間顯然不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。

▲第1組番茄鐘結束(圖表7)

完成事項

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