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作者/陳業鑫天下雜誌出版 2020-03-26 圖片來源:unsplash
遠距上班、居家隔離在家工作……愈來愈多企業為因應不同狀況,讓員工在家工作,但現今法律非常強調出缺勤紀錄,若企業主無法提供合法、無缺漏的書面紀錄,遇到主管機關調查時,就很容易陷入觸法的危機。到底遠端打卡留下哪些紀錄?又怎麼依循工作性質提出合法證明?

A貿易公司的內勤人員平時都在辦公室處理行政事務,上下班都要打卡,出缺勤紀錄完整;但外勤的業務同事除了每天早上會進公司打卡之外,其他時間都在外面跑,傍晚也不一定會進來公司打下班卡,因此只有上班時間有確實的紀錄,下班時間的紀錄則時有時無。

主管Jerry希望能將公司打造為一個員工滿意度高的幸福企業,很少讓勞工加班,對於外勤業務偶爾偷閒也是睜一隻眼閉一隻眼,從寬看待。

沒想到,這樣的管理方式卻在勞檢時被主管機關以「出勤紀錄未依規定應逐日記載勞工出勤情形至分鐘」為由,依法開罰2萬元。為避免違法,Jerry只好開始要求員工無論如何都要進公司打下班卡,此舉讓外勤的業務同事怨聲載道。

主管主動記錄員工出缺勤,檔案至少保存五年

不少公司將「不用打卡」視為尊重員工自由的表現,但這也成為少數不肖公司掩飾員工超時工作的障眼法。因此,在超時工作的認定上,法律對企業其實相對嚴格,若公司想保護自己就得留下確實的打卡紀錄,以證明公司有遵守工時規定。

否則就會像上述案例一樣,一旦勞檢時被發現沒有完整的打卡紀錄,就算公司實際上並沒有違法讓員工超時工作,也會直接被開罰9萬元。

為了避免爭議,主管應該要謹守主動記錄的原則,管理員工的上下班時間,並且在工作規則中訂下明確的打卡及加班規則,例如規定「勞工有加班之需要者,應於加班前填寫加班申請單,並經核准後,始得加班且依規定發給加班費」,如此一來,若有員工未經主管同意私自加班或過了正常下班時間還留在公司,公司才有理可據。

至於什麼才是符合規定的出勤紀錄?根據法律規定,員工每天的正常工作時間不能超過8小時,每週不能超過40小時,而且每工作4小時,至少要有30分鐘以上的休息時間。

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