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作者/高璐華│口述、編輯部│整理 責任編輯/林哲緯Web only 2020-05-15 圖片來源:卓杜信
你的工作大部分時間都花在開會、溝通上嗎?如何讓會議不會「愈開愈廢」,溝通不會「溝而不通」?聽聽IBM國際商業機器台灣區總經理高璐華的溝通術,看她如何從一個「開會都沒人來」的錯誤中,學會成為有效開會的經理人。

延伸學習:從平凡到優秀,培養7大關鍵競爭力,減少職場試錯成本>>

曾發了會議通知,卻沒人願意來開會...

對專業人士,通常我們都會要求精通溝通,先跟大家分享一下我的經驗,到底溝通怎麼做比較好。

在溝通的過程中,最重要的就是聆聽,聆聽別人的聲音,溝才會通。

我舉個例子,我剛接台灣區市場行銷部總監時,規劃了一個很大的會議,對台灣來說是第一次辦,所以我就發了邀請給同事,認為他們都會來參加。結果當天,除了市場行銷部的同仁之外,還有台灣區總經理跟大中華區總經理,沒有其他任何業務線或後勤人員來參加,當下非常尷尬。

這次之後,我在做任何溝通前,都會周延規劃。例如先去找業務部門的主管,告訴他什麼是重要的,他會聽到什麼內容,讓他覺得這個會對他的部門有用,才不會認為來參加這個會是浪費時間。我同時也要思考,我的會議為什麼比其他會議更重要。後來每一季要開這類大會時,我會一個一個去溝通,如果重要的腳色不能參加,我會重新安排時間。之後,我們每次會議都很有效率,該到的人都會到,該做決定的議題都可以當場做決定。

大家要認知到,職場上真的是沒有人有義務要配合你,即使他跟你是很好的朋友。

一定要讓他覺得是得到了雙贏,大家才能夠互相,這是我的經驗。

開會最重要的原則:避免發散

另一段經歷,是我在做亞太區的行銷總監時,當時我的老闆是位新加坡女性,後來做到了新加坡的總經理,她非常強勢,也非常能幹。我之前就認識她,可是跟她不熟,都必須透過遠距開會,這時就更要把會議內容想得透徹,並且把時間安排的很好。誰來主持、誰要談什麼事、要達成什麼結論,都要講的清清楚楚。事前也要把相關資料提供與會人,讓他們事前可以先了解。

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