加班到懷疑人生，如何才能準時下班？ＰＪ法８步驟提升你的工作效率

1. 一樣七點下班，然後回到家中再繼續工作
2. 老闆臨時交辦的事項，跟主管討論能否由其他的同仁處理

步驟4：列出、選定&驗證真因

這個步驟是要分析造成問題「為什麼每天都那麼晚下班」的原因，首先列出你想的到的全部原因，然後再慢慢濾掉幾個最不可能的原因，最後歸納出3個原因：

1.每天列席的會議太多：每天有一半的會議是老闆叫我參加，其實只是列席。那為什麼老闆會叫你列席？因為老闆很忙，所以要我與會並把開會的訊息帶回來。

2.不管信件跟自己有無關係都要點開看：為什麼處理信件要花那麼長時間？因為信件非常多，要一封一封點進去看，然後如果跟自己沒有相關的就不會處理，跟自己有關的才會處理。

3.回英文信時間較長：因為信件全部都寫英文，所以在回信的過程中，要花一點時間，深怕英文文法不夠好。

步驟5：列出、選定&驗證永久對策

這個步驟是根據問題的原因來思考有效對策，根據列席的會議太多，我們思考出2個對策：

1.需要列席的會議能否分攤給其他同事？與主管討論後，由同事代表出席。

2.如果列席的會議只是讓我們同步會議結果，也許不用參加，而是請會議主持人將會議記錄寄給我們即可。經過分析與討論，有一場2小時會議可以不用參加。

步驟6：執行永久對策&確認效果

確實執行上述對策並觀察一段時間，看是否確實達到設定目標。

例如：從之前每天22:00點下班，現在幾乎都18:30下班，比原本設定的7點更早，成效令人滿意。擺脫常態性加班，人生也開始從黑白變成彩色！

步驟7：預防再發生&建立標準化

為了預防晚下班的問題再發生，必須將這次所採取的對策做成標準化流程。

我們共執行了2個標準化文件，更重要的是，可以把這些的標準化文件給其他同事參考，幫助他們提早下班，也是件開心的事。

1.建立處理信件的標準化

2.建立未來需要開會列席的標準化流程

步驟8：反思未來&恭賀團隊

這次的改善讓我了解：很多問題其實是可以找出有效率的解決方式，只要了解問題的本質，例如有些會議列席只為了帶回訊息，其實可以與主管討論是否有替代方案、以及與會的必要性。