人生當中最難纏的聽眾,就是聰明、經歷豐富的主管
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純屬想像。只是在做夢。第二項致命挑戰要求你,從一開始便確實抓住高階主管的注意力,還要讓他們保持這種注意力。如果他們出現分心的狀況,就要把他們給抓回來。如果你的一切努力都不發生作用,那就必須請出召集人出手相救(我們在第10 章會詳細談到召集人的重要角色。)
茱莉.派特爾在生命科學相關企業服務,有21年的人力資源資歷,多次參與整合因併購而產生的組織變革,負責人才的開發,並努力確保人資策略符合企業的整體目標。她十分關切企業的人性面。派特爾那天走進高層會議,是希望爭取公司投資20萬美元,來吸引關鍵人才。
當那些長官愈來愈分心,紛紛開始看自己的電子郵件和手機,她感到愈來愈沮喪,語帶懇求地說:「我真的需要各位對這件事的支持和關注。」主管們卻依舊忙著手上的事,不認真聽她提案。
簡報結束後,派特爾回到辦公室,凝視著窗外的遠方,心想:「這次簡報真是太糟了,我影響不了他們,他們將因此喪失大大提升員工福利的機會。我準備得那麼辛苦,又讓來開會的每個人浪費時間,卻得不到想要的結果…… 總之,今天真的很慘。」
還是這個主題嗎?
派特爾犯的第一個錯誤是,未能引起與會者的注意力並加以保持。她必須在一開始就確認,簡報的主題有多大價值,以及簡報的時間吸引注意力有多長, 然後盡快講到重點,讓主管們無從分心。當他們的注意力開始分散,她則應該檢視會議進程,也就是重新確認議程是否有變。
派特爾犯的第二個錯誤是,只因為主管們看著手機而沒有看她,就以為他們沒在聽簡報。許多高階主管一心多用的功力已臻化境,可以一面看智慧型手機、一面盯著電腦,一面在聽你講些什麼。
還有一點就是,派特爾應該請召集人幫忙,拉回大家的注意力,因為召集人可以用她辦不到的方式,對高階主管講話。
還好,派特爾第二次簡報就順利多了,當發現主管們好像都人在心不在時,她並沒有放棄,而是請大家口頭確認,她所簡報的主題是否依舊重要(檢視會議進程):「請問各位還關切這個主題嗎?我該不該繼續報告下去,還是需要做一些調整?」