上頭拋出棘手指令，該如何向下溝通？

一面要扛起組織的目標、老闆的期待，但帶回第一線傳達後，又要面對團隊直接的情緒與反彈。除了兩邊不討好、裡外不是人之外，「身懷棘手任務、還要盡力拿出糖果」的中階主管，究竟有沒有更積極、有效的選項？

凝聚共識的3個行動

3年前，慧國工業經營企劃課課長曾景祥就曾面臨同樣的難題。

當時，重點客戶因擴大採購規模，強勢要求慧國工業壓低價格，否則就要取消訂單。在出貨量必須增加、利潤卻減少的狀況下，老闆在主管會議中提出要求──公司整體獲利仍須保持2％的上升水平，以確保企業穩定成長。

對管理超過100名生產線技術人員的曾景祥而言，等於面對雙重挑戰：同樣時間內，出貨量如何大幅提升？在利潤減少、獲利卻要提升的情況下，如何有效壓低成本？

經過思考，當時他透過循序漸進的3個行動，一步步與基層取得共識。

Step 1：釐清並安撫他們「最在意的事」

「既然必須降低成本，公司會不會裁員？」對基層同仁而言，人事異動永遠是最教人擔心的問題。因此，曾景祥開門見山承諾「絕不減少人力」，而是以改善生產流程來提升效能。當然，相對應的就是做事方法要改變，「所以我馬上接著提醒大家，工作內容會變動！」先釐清員工最切身相關的部份，大家才能平心靜氣往下聽。

Step 2：誠實傳達上層指示，並說明原因

與其遮遮掩掩、或只告知部份內容，不如展現事情全貌，大家才知道「為何而戰」。因此，曾景祥依序溝通以下3件事：

‧外部環境變化：為何老闆突然下達指令，要求以更少資源做出更多事？為避免不必要的臆測，曾景祥由「廠商要求降價」的源頭講起，解釋來龍去脈，協助團隊理解公司難處。

‧終極目標：公司需要達到什麼樣的成績？從「2％成長率」倒推回來，一一指出事關所有人的短、中、長期目標。

‧鼓勵員工回饋：完整溝通的最後一步，是請員工針對目標提出建議。曾景祥強調，這一步絕不能省略，「因為說到專業技術、機器或細部設定，基層同事天天接觸，絕對比主管更了解！」例如有員工提出生產線機器必須微調，才可能達到預定目標，那一定得仔細納入評估。一味固執己見，或以權勢壓下反對聲音，只會錯失來自第一線的寶貴資訊。