看過來！省時工作有妙招

麥克‧馬諾（MikeMothner）是美國一家搜尋引擎行銷公司Wpromote的創辦人，擁有50名員工。和多數主管一樣，馬諾的工作也經常被瑣事打斷。

每早馬諾一坐進辦公室，電話就開始接二連三響起，他的工作不斷被迫暫停。此外，他還有個習慣，就是讓電子郵件及MSN隨時處於登入狀態，一有信件馬上打開來看，一有人呼叫，馬上回覆。

可想而知，光是應付這些事就耗掉馬諾大量時間，於是馬諾開始重新組織他的工作方式。

妙招1　15秒解決一封電子郵件

首先，馬諾改掉隨時收信的習慣，而是固定在早上開始工作前、中午用完餐以及下班前3個時段收信，並且不再隨時掛在MSN上。

此外，馬諾也不再接聽電話，而是把這項工作交給語音信箱，然後利用一套名為PhoneTag的軟體，將語音郵件全數轉換成電子郵件，自動寄送到他的一個特定信箱。如此一來，馬諾既不用中斷工作去接聽電話，語音郵件也能全數轉成文字，成為他的「待辦事項清單」。

現在，馬諾平均每天收到300封郵件，寄出75封，處理時間則大幅縮短，「用電子郵件來處理事情，效率高太多了，」馬諾在接受美國《商業週刊》（Bloomberg Business Week）採訪時，高興地說：「我甚至15秒就可以解決掉一封郵件。」

不過，馬諾並不是看到信就回，而是依據事情的嚴重性以及處理的時間長短，為這些信件排列5個等級，1代表最重要且最緊急，5則是最不重要。他會在看完信後立即做判斷，然後依序處理。

妙招2　利用手機、電腦軟體安排工作

和馬諾一樣善用現代科技來管理時間的還有保羅‧霍斯坦（Paul Holstein）。

霍斯坦是美國CableOrganizer.com公司的創辦人，專門銷售理線器給一般家庭及公司行號，旗下擁有45名員工。另外，霍斯坦還創辦了一家名為LifeOrganizers.com的資訊網站，專門提供規畫日常生活瑣事的小技巧。

霍斯坦經常出差，但他沒有單獨的行程表，而是用他的iPhone手機來編排行程及工作。他用Evernote軟體儲存重要資料，像是信用卡號碼、習慣搭乘的航空公司號碼等。

另一個常用的軟體則是Toodledo。這套軟體可以讓霍斯坦鍵入待辦事項清單，並且在適當的日期及時間發出提醒，他完全不用費心記住這些資訊。