屬於你的簡報備忘錄

‧員工流動率有問題——3成員工在去年離開，較前年度增加1成。很多離開的員工都來自於「全球解決方案」部門。

‧上個月，主管機關正式知會，該公司目前已經證實無過去2年來遭指控的不當行銷之虞。

‧年度退休金赤字由1千萬英鎊惡化至3千萬英鎊。該公司目前每年增撥7百萬英鎊予以補救。

‧該公司新事業計劃很成功，營收在去年增加2成。各部門營收至少都成長12％。

‧由於未做避險，美元走弱將會減少翌年利潤達3百萬英鎊。該公司近日已新聘財務主管。

‧該公司已經完成重要新藥的臨床實驗，醫療當局已表示下週將會核可。

寫作步驟

1.開頭先放結論

錯誤範例的做法，開頭只有一句：「值得一提」的發現，跟著是一長列清單，等於逼迫聽眾自己整理摘要，讀完也無法理解到底是好消息還是壞消息？

因此，學習報紙的報導方式，一開頭先提供結論，讀完標題就知道內容的概要。2.精簡內容，區隔排列

重新區隔排列，重新整理所有的資訊，把相關的資訊放在一起，主要發現的變成標題凸顯，次要的變成內文或是甚至捨去。3.分欄置放

把整理好的內容放入欄位，把好消息和壞消息分為兩個部份。4.每一段都從結論談起

不只標題先從結論切入。每一段也都從該段結論開始導入，幫助聽眾瀏覽重點。5.增加版面編排上的對比

每一段的結論用黑體字編輯，頁面看起來不會太枯燥，也讓讀者更容易找到資訊。6.把文字放置於適當欄位中

幾個簡單動作，就讓內容有了對比，重點跳出來，讀者讀起來輕鬆許多，簡報目的自然就容易達到。

最後的結果如下。

正確範例

好消息

‧新事業計劃很成功：營收增加2成，各部門營收至少成長12％。

‧重要新藥將獲核可：臨床實驗已經完成，醫療當局已表示下週將會核可。

‧已無不當行銷之虞：上個月主管機關正式知會，過去2年評估已經結束。

壞消息

‧退休金赤字達3千萬英鎊：由去年1千萬英鎊惡化到3千萬英鎊。目前每年增撥7百萬英鎊補救。

‧明年有3百萬英鎊匯差：之前並未降低美元避險。近日已新聘財務主管。