屬於你的簡報備忘錄

‧員工流動率達3成：比前年度增加1成，很多離開員工來自「全球解決方案」部門。

Tips2以圖表代替文字

圓餅圖：應該從數值的大到小順時針排列，構成的項目不要超過5項。若是項目過多，每一塊圓餅切得非常小，反而失去表格簡單俐落的風格。

橫條圖：適合單純做每一個項目的數值比較，不需呈現單項數字佔全體的比重。

直條圖：直線圖適合數字項目比較少的圖表，譬如在X軸上以時間為單位的10個項目數字。有面積的直線圖會比較有視覺效果。

折線圖：但是若是時間點很多，比方說股價圖或是溫度變化圖，則適合用折線圖來呈現。

‧盡量把表格簡化。譬如把背後的格線去除。

‧注意有英文字的項目讓文字橫排，直排等於要讀者歪著頭去讀。

‧圖例直接放在表格上，而不是另外放在圖表旁邊，讀者還得去找什麼顏色代表什麼資訊。

Tips3運用數字的祕訣

一份有影響力的簡報，數字是不可缺的元素。但是太多數字往往讓人退避三舍，有3大理由：

1.看起來很恐怖

2.很難記

3.很難加起來

如果說營收從119,491,234美元增加到624,112,645美元，恐怕沒有人有深刻感覺。

但是若是用1.19億和6.24億美元，或是說營收成長5.2倍，數字才開始有意義。

讓數字為簡報加分的技巧之一就是使用四捨五入。但是針對需要精確數字的簡報場合，可以在頁面底部加註記「數字已四捨五入呈現，另備有確實數字以供索取」。

另外百分比的使用也要小心，當百分比的數字太大，超過100，譬如「2,178％」，很容易讓人困惑。

關於負數呈現也要非常小心，譬如用括號代替負號，負號容易被漏看，或是誤解為頁面線條。也不要用紅色來代表負數，因為文件經過黑白影印，所有數字都是黑色。