科技讓你晉級簡報達人

現在，在微軟推出的Office2003版本中，只要先在PowerPoint工具列「插入」內的「圖片」中（圖1），點選「新相簿」，待相簿對話框開啟後（圖2），選擇打算放入簡報中的照片（需先選擇插入的來源處），並決定每張投影片預計放入的照片張數後（在「圖片配置」功能），最後點選「建立」鈕。於是，PowerPoint就會自行新增100張投影片，並將上百張照片分別貼上，整個過程所需的時間不到10秒。結果如圖3。2.讓照片簡報檔案容量縮小到百分之一

雖然上述動作可以節省張貼圖片的時間，但是上百張圖片的檔案容量依舊相當龐大，不利於傳輸與播放。因此，你還需要學會壓縮檔案的技巧。

首先，全選簡報中所有照片（可以到工具列「編輯」中點選「全選」），然後將滑鼠游標移到其中一張照片上，按滑鼠右鍵後，點選「物件格式」（圖3）。待「物件格式」對話框開啟後（圖4），點選「圖片」中的「壓縮」。接著，在「壓縮圖片」對話框開啟後（圖5），於「變更解析度」中，選擇「Web畫面」選項，再按「確定」。

完成上述動作後再次察看檔案內容，便會發現檔案容量瞬間從100MB縮小成不到1MB。

蕭涵憶解釋，這個壓縮動作不會影響簡報中照片在任何「螢幕」上的解析度，但是如果要進行列印，就會發現照片變得很不清楚（因為實際解析度降低）。另外，蕭涵憶也提到，使用這種壓縮方法後，檔案容量的大小不是決定在原始照片的檔案容量，而是看最後做成投影片數量，也就是說，如果是將100張照片貼在50張投影片（一張投影片貼兩張照片），簡報的檔案將比100張投影片的簡報，在容量上少上一半。

如果想要將簡報傳送到客戶的手持設備上，供客戶即時觀賞，蕭涵憶還提醒，在儲存檔案時，最好利用「另存成網頁」功能（在工具列的「檔案」內），「因為多數的智慧型手持設備都可以瀏覽網頁，但卻不見得都有PowerPoint軟體可供播放，」蕭涵憶提到，在不確定對方的播放環境時，存成網頁格式最安全。另外，插入新相簿與相片壓縮的功能，目前只有微軟Office2003以上的版本才具備。3.音樂與影像也可以壓縮