主管常常不在辦公室，如何做好遠距離溝通？

主講：劉明華（博璟公關顧問公司總經理）

我的主管不只管台灣，還管大陸，他就常常要到處旅行，一年只回來三到四次，可是因為我們平常有每週的例行電話會議、每季的績效評估，溝通上並沒有很大問題。

要讓遠距離溝通有品質跟效率，從溝通的形式到內容，都要事先跟主管建立共識。因為不管是打電話，發email都會有若干限制，往往跟真實的態度、語氣有很大差距，尤其是發英文email的時候，差得更多。有些員工會因為求好心切，主動去變動報告方式跟報告內容，如果老闆常常不在，這個動作最好不要做，因為他會一下子不知道你在講什麼。應該是等老闆在的時候，經過討論形成共識，再去改變。主管也有他的主管

至於哪些事情應該立刻上報給人在外頭的主管？我的看法是，我的主管，他也有主管，任何事情足以改變他對他主管上報內容的事情，或他的表現，就必須要趕快跟他講，而且要徵得他的同意才能作改變。

所以你要知道你的主管，跟他的主管或同儕，平常討論的內容是什麼。如果你的主管不告訴你，你又想做好事情，你大可以主動去問他，確定你平常該準備什麼資料給他。

如果主管說得不清楚，另一個參考的對象是公司慣例。譬如過去報告內容是哪些範圍，從慣例先做起。我建議最好不要用「我以前公司怎麼樣，現在怎麼樣」的說法，畢竟每家公司、每個老闆的習性都不一樣。

在摸索的階段，我非常鼓勵部屬工作遇到問題要立即回報。剛開始，你可以很快地反映各種狀況給主管，至於這些事情瑣不瑣碎，讓主管決定。如果主管覺得太瑣碎，那你就知道下次不要告訴他了。當你報告的內容不符合老闆要求時，他自然會反映給你。

但是，如果以你的職位，應該要提出解決方案的話，你一定要提。說明理由之後，必須有下一步的行動跟解決辦法，這樣才算是稱職的員工。假如把變化完全歸咎於外在環境或不可掌控的因素，是不夠稱職的。