主管常常不在辦公室，如何做好遠距離溝通？

作為部屬，對每個案子，應該做到主管心中的圖像跟我們是一樣的，最後的結果對他來說nosurprise（沒有意外）。因為任何改變都可能有問題產生，主管能夠出面說明缺失，或跟客戶提出補救方案，都是基於原來發想的策略，他也本來就有百分之百的責任要跳出來承擔功與過。但是當這個策略跟原來不一樣時，主管臨時要改口太困難了。像我的部屬有時候會自己想做點改變，我也會開玩笑跟他說：那是你的點子，後果就要你去負責。數字或事實最有用

需要留訊息給主管，讓他回來看的時候，應該以事實或數字為主，愈簡單的數字愈有用，不需要過多形容詞。只要你跟主管在討論的是同一件事，他想知道更多的訊息，自然會來找你，你用太多形容詞，反而會更不清楚。

有些人喜歡強調「客戶多喜歡我」或「遇到多大麻煩」，這種做法在跨國公司並不一定會被老闆接受。表現最後還是要靠數字說明一切。

像我最喜歡部屬給我的email，就是分1.2.3.4……點，很清楚的那種。如果主管常常不在，表示他的時間被切割得很厲害，這些形容詞都是可以事後再補的。假如主管要往上呈報，對他來說，具體的資料數據也是最重要的。

當收到客戶或主管發出請求的email時，一定要立即回。不是要立即把工作做完，而是回他：收到，什麼時候做完。然後再按照時間交你的工作。這樣才不會讓人家有石沉大海，不曉得什麼時候回音的感覺。

當主管在外真的太忙，很難見到的時候，我覺得員工是可以催促他的。比較好的催促做法，是跟他講後果的嚴重性，通常他都會立刻處理。不過，你也不行延遲到最後一分鐘才告訴他，他就會覺得你怎麼不早說。

主管會跑來跑去，表示他對你也有相當的授權與放心。你的份內責任就是讓他覺得你能夠幫他管好你自己。