早上1小時的魔法
圖片來源:廖祐瑲
若是這黃金1小時不必跟老闆開會,陳冠中就會用來確認今日工作進度、回覆email及準備晨間會議的摘要,等到同仁進辦公室時,他早已先一步掌握狀況。
關於上班前的1小時可以如何運用,《早上十點以前搞定工作》一書作者高井伸夫建議有兩大方向:
1.排定今日工作的優先順序,著手準備。
2.閱覽報紙、網站、與工作有關的重要資訊,在一日之始即掌握該知道的信息。
陳冠中則發明一套「333哲學」:任何事以3為單位最為理想,少於3,有欠周延;多於3,則過度紛雜,所以,他絕不讓自己同時處理超過3件事。
9點到12點,是陳冠中「向下管理」的主要時段,「重點是布達命令,讓部屬知道接下來工作的執行要領及順序。」當然,每個小時內又可再細分為3項工作。
下午時段,便是陳冠中留給客戶及合作夥伴的時間,像巡視門市、出外洽談合作等。「我希望透過時間管理,讓自己每天7點關上電腦回家,就算工作沒做完,也處理到了一個段落,」陳冠中強調。
受日本作家松浦彌太郎「舒服工作術」的啟發,陳冠中深深體會,在工作中「不被時間追趕」的關鍵,就是「超越在時間之前」。他的舒服工作心法,正是「永遠在『準備好』的狀態下入睡,以及開始新的一天」。
書寫晨間日記,連結過去與未來
有人早起做計劃,時間管理達人張永錫則利用早上回顧,寫每天的「晨間日記」。
6點起床,張永錫會先以健身、散步或快走展開一天,接下來提筆寫日記或部落格。他強調晨間日記的好處是:「經過一晚沉澱,早晨更能客觀檢視、省思昨日種種,而且,今日還有一整天可以拿來彌補過去的錯誤!」
作家佐藤傳在《晨間日記的奇蹟》一書中指出,晨間日記是用來改變當下行動模式,提高執行力的好工具;同時,早上也是與自己相處的最佳時段,可以仔細傾聽內心的聲音。
張永錫建議,善用數位工具如Excel表來撰寫晨間日記,沒有篇幅限制,備份、管理都更容易。不妨將每篇日記切割為包含9個欄位的九宮格形式(見左頁表),面向更為完整。
不只管理時間,更能改變人生
朝活不僅是一種習慣、一項行為,持之以恆,更可能改變人生基調,培養更深層的正面能量。事實上,說它是一種生命哲學的養成,也不為過。因為當你開始從容面對每一天,自然也就開始從容因應人生的各種挑戰。