「零加班」時間管理術

你我可能都有這樣的經驗：手邊多項專案進行中、待辦事項數不清、常常覺得時間不夠用，有人陷入焦慮、也有人拖到火燒屁股才胡亂交差，不管是哪一種，難免壓縮到寶貴的下班後時間，然後懊惱：「早知道就早點做……」

千金難買早知道，除非是因為真的攬了太多工作，否則多半是因為不知道如何有效運用時間、做事缺乏規劃，才會覺得時間不夠。若能有計畫地行動，工作就更有效率。而只有在上班時間認真完成工作的人，才可能掌握屬於自己的下班後黃金3小時！

日本時間管理達人水口和彥在著作《用3小時完成一天的事》中指出，以「時間地圖」為中心，再透過「計畫、檢視、行動」3大步驟，讓工作、預訂排程與時間之間的關係一目了然，將幫助你養成計畫性行動的習慣，改善「沒時間」症狀，邁向時間自由的人生（圖表1）。

STEP1計畫

● 製作「時間地圖」：用來記錄、整合所有計劃的預定表，成為之後的行動依據。需要記錄的計劃有兩種：預定排程（appointment）、工作事項（task）。前者如會議、洽商等，完全取決於跟其他人的預定時間；後者則由自己決定何時處理，利用預定排程外的可用時間來完成（圖表2）。

● 寫下所有排程及工作：時間地圖上除了記錄預定排程外，每接到一個工作事項也要寫下來。先確認目標——也就是完成期限，接著決定「何時開始進行」。因為工作很多，所以不要太依賴記憶力，最好立刻寫入時間地圖，免得老是惦記在心上，無法集中精神，或等到期限逼近時才發現有遺漏，臨時抱佛腳也來不及。

● 「可用時間」的安排：如何妥善調配「可用時間」，即時間管理的重頭戲所在。計算出總共有多少可用時間，並評估當天各項工作需花費時間、工作性質是否適合分段進行，來安排執行計劃的程序。例如一個簡報從發想到完成，若總共需要2小時，但不用是完整的2小時，而可以是1小時＋15分鐘4次，在運用上就可以更彈性。

● 每日進度設定在能力範圍內：將每天的應執行進度設定在能力範圍之內，既可紓解壓力、更能獲得小小的成就感，帶著「今日事今日畢」的心情下班，就不至於因為工作懸在那裡，即使離開辦公室，仍覺得焦慮不安。