「零加班」時間管理術

STEP2檢視

● 因應變化適度修正：檢視計劃的目的在於俯瞰整體狀況，再次確認工作是否進展順利，是否有臨時工作或排程，好因應實際情況來修正時間分配。

● 縱向、橫向盤算時間與進度：每天要處理的工作很多，檢視時，務必要從縱向、橫向的觀點來思考。縱向觀點是確認每天的工作量，思考「時間是否夠用」；橫向觀點則是盤算各項工作「是否能按時完成」（圖表2）。

● 客觀面對臨時交辦工作：一天中不太可能事事都如預定計劃進行，難免有臨時交辦事項或突發狀況。掌握狀況後，應檢視時間地圖，判斷是否有餘裕處理。倘若有困難，應適時反映，跟主管商量，客觀陳述目前工作狀況。先表達自己願意配合的態度，只是礙於手邊工作也很急，恐怕無法全力協助，讓主管決策要優先處理哪個工作，或交由他人負責。

STEP3行動

● 花10秒瀏覽時間地圖：每寫下一個計劃或完成一個計劃，就花10秒瀏覽時間地圖，反覆確認當天的計劃，才不會把時間浪費在思考「現在要做什麼」，或者不知不覺偏離時間地圖的路線。

● 減弱「不想做」的念頭：明明下定決心要做某件事，卻拖拖拉拉提不起勁，會產生這樣的問題，是因為「想做」與「不想做」在天人交戰，當兩者達到平衡時，才會付諸行動（圖表3）。

只要能減弱「不想做」的念頭或增強「想做」的念頭，就能促使自己提早行動。可利用時間地圖，將規模龐雜的工作逐一分解，改變心中對於工作量的排斥，藉此改善拖延毛病。

比如，10天後得交出10份報告，不如在時間地圖上規定自己「每天做1份，做完就stop」，加強「今天就做到這裡」的念頭，同時減輕「想到要做10份報告就頭痛」的心理負擔，「（現在）不想做」的念頭自然會慢慢消失。

● 養成「馬上就做」的習慣：總是火燒眉毛才急急忙忙開始行動的人，事前常為了決定「怎麼做」，或忙著依重要性／緊急度排序，反而迷失在「過度思考」的迷霧當中，停滯不前。這時不如拋開優先順序，做了再來調整，有進度，總比原地不動來得好，邊做邊調整，甚至能因此增強經驗值（圖表4）。