小目標設期限，大目標活用80／20法則
圖片來源：王創緯
1978年次、交通大學資訊科學與工程研究所畢業的陳文昭，是工研院少見的六年級後段班主管。他2年前一手籌辦3D內容技術部，接下經理一職後，短時間內已成功負責幾個台灣3D數位內容的大案子，包括霹靂布袋戲的3D電影，以及正在進行中的五月天演唱會3D拍攝。
正因為這是門新興領域，所有技術與設備對他都是全新接觸，陳文昭可以在短時間內達陣，同事私底下覺得他「很強」。不過陳文昭不認為自己特別厲害，只是專注力夠，學新東西自然又快又好。
記者問陳文昭，如何讓自己隨時進入專注的狀態？他歸納出以下心法。
專注是一種高度集中精神的狀態，但能維持的時間有限，所以陳文昭將專注力運用在最重要的事上。一早進辦公室，他首先列出當天必做事項，並且將每件事定下完成時間。
例如，可以在12分鐘內完成的事情，他就給自己12分鐘，絕不拖延。「當你知道只有12分鐘可以做完，為了達到目標，就會開始專注，」陳文昭解釋。
不過，身為主管，陳文昭很容易被不斷插入的其他事項干擾，一旦專注被打斷，下一次得花更多能量回到原狀。因此，當下他會先評估，如果突發事件可以在2分鐘內解決，他就先回應；如果不行，他會先繼續手上既定工作，告一階段後再回頭處理。
陳文昭強調，做每件事都要設定「截止時間」。例如上網查資料，很多人因為不斷連結到新的頁面，到最後忘了自己查詢的原始目的。因此，即使是瀏覽網頁，他也會規定自己在時間內完成，並且提出最後結論。
做好每天的時間管理，有助於專注在小目標上；至於大目標，陳文昭則運用80／20法則，讓自己的精力更有效分配。
他舉例，年底必交的技術報告，是為了檢視這一年的研究成果。但如果12個月都心繫於這份報告，那做其他事的心力都會被這份報告分散。因此，他會先花2個月將報告完成到80％，之後心無旁騖的投入其他事項，若在過程中有新發現，繳交報告前再補充完整即可。