5分鐘，省時大作戰

文件歸納有如下幾項重點：

1文件依處理順序分為重要而緊急、重要但不緊急、不重要也不緊急，按表操課。

2每天下班前，把隔天的待辦文件整理好，集中放在一起，隔天上班，就能立刻進入作戰。

3名片收納也很重要，建議依客戶所處產業分類。此外，存放順序也有一定的方法，祕訣是把最近頻繁使用的名片，集中擺在最顯眼處。善用零碎時間

別小看零碎時間。若想好好運用零碎時間，建議先把事情分成2大類，一是需要一段完整思考時間才能完成的事，一是不需思考就能做的事，後者就用零碎時間做。零碎時間包括搭捷運或等公車時間、工作與工作之間的空檔等。

做事效率高的萬博宣偉台灣分公司總經理項薇，工作忙碌，1星期還能幫家人準備3次午餐便當。

她趁搭捷運回家時間，花5分鐘思考以下問題：回家要做哪些料理？步驟？哪些動作可同時進行？哪些動作不能花太多時間？將所有流程想過一遍，她回到家就能輕鬆地在40分鐘內完成烹調。

此外，她也建議，隨身放支筆，隨時隨地記下須完成的事，甚至突然閃過腦海的想法。一方面提醒你，哪些重要待辦事項未做，一方面節省之後絞盡腦汁回想的時間。

還可以利用空檔時間，把每天做哪些事，每件事各花多少時間寫下，就可算清你究竟浪費哪些時間，或者在哪件事情上花了太多時間。

當你發現問題出在哪裡，才能對症下藥，做出改善。5分鐘做好會議規劃

《上班族》雜誌採訪開會達人，針對開會效益做出幾點建議：

︱會議主持人要注意︱

1召集會議出席者，別超過10人，否則很難有效率。

2訂出開會目的，確認每位出席者清楚知道目的。

3會議進行間保持討論，即使有不同意見，也不能偏離主題。

4訂好議程，幾點幾分到幾點幾分討論哪一項，何時停止討論，何時要有結論，皆須訂時間表。

5會議一定要有決議，最後主持人一次宣布決議重點。

︱會議出席者要注意︱

1傾聽，不要中斷別人談話。

2思考，針對開會目的集中思考。

3發言，要有重點與建設性。

4決定，要有根據，不要憑直覺。

5不要猛記筆記，很容易分神。