Step by Step清爽擺脫「阿雜」習慣
圖片來源：王創緯
如第92頁圖示，每當新資訊進入時，主要有兩個去向，一是進入等待處理的「收件匣」（in-basket），建議置放左手邊，以黑色文件夾存放；一是利用「隨手記」（quick note），速記電話、文件的要點，或寫下自己對某個任務的看法，建議置放右手邊（適合右手寫字者），可以是隨手記的紙張、便條紙，之後可貼在電腦上備忘，或夾入「任務補充資料」（project support）。因此，會隨不同工作再產生許多後續的文件夾。
把之前暫移的物件移回桌面，勿超過桌面三分之一空間。
記得，這是辦公桌，不是儲物間！
①一般性歸檔系統應伸手可及。
②建立自己好用的排序方式管理檔案。
③準備足夠多的空白文件夾。
④保持抽屜中的資料少於四分之三。
⑤善用標籤來標注文件夾。
①養成維持辦公桌效率的好習慣， 才不會「輕鬆亂回原來樣子」！
②每個抽屜放什麼東西是固定的。
③用過的物品歸回原處。
④每天下班前，將桌面整理乾淨。
⑤最少一年整理一次歸檔系統。
你「阿雜」了嗎：電腦桌面被檔案淹沒，亂糟糟的檔案正如亂糟糟的心情？
如何有效管理趨於泛濫的數位文件？曾出版著作《數位文件管理達人》的企業講師沈寶仁建議，整理資料夾的分類原則，只要抓住簡單、適用、易查、便於保管與統一格式即可：
①資料夾分類層級，以3層為原則：大類、中類與小類，最多不要超過5層。
②資料夾的類別不要過多，也不宜太細。類別過多，容易混亂；類別太細，查詢不易，分類就失去功能。
③資料夾的分類方式，常見的包括依英文字母、注音符號順序或時間先後來區隔。但較複雜且彼此相關的文件內容，則採用主題式分類較佳。以主題直接命名時，電腦會依據第一個中文字的筆劃多寡來排序，此時可在主題前再加上數字「01」、「02」等，例如重要性最高的資料夾編為01，讓它優先出現，檔案可有更佳的排列方式。
無論採取何種分類方式，最重要的是要適合個人使用，且愈單純愈好。遇到沒辦法馬上分類的檔案，不要擔心，可彈性先建立「暫存」、「待處理」、「特別資料」或「其他」等暫時資料夾，後續再歸類。