如何與外國客戶開會？

劉先生：　好吧，我總結一下剛剛討論的結果。我們同意購買兩個頻道的節目，而且鎖定在籃球與棒球。至於執行細節，辛蒂，麻煩你寫好之後，傳給紐約總公司。謝謝大家，今天的會議有了不錯的成果。

Say It in Style

1.如何開始會議

主持會議時，一開始可以簡單說一兩句招呼語，例如： Thanks for being so punctual.或是 Thanks for being on time.（謝謝大家能夠準時參加會議。）

在進行會議的討論之前，最好向大家簡單說明會議的目的是什麼。你可以說：

(1) The purpose of this meeting is...（今天會議的目的是……）

(2) I called this meeting today in order to ...（我今天召開會議的目的是……）

(3) What we hope to achieve in today’s meeting is to hammer down the programming content.（希望今天的會議能夠確定節目的內容。）

hammer down的意思就是「定案；做出結論」（=finalize; nail down）。

2.如何表達反對意見？

開會過程中，總是有意見不同的時候，要如何表達反對的意見？

比較禮貌性的說法是：

(1) ’That’s true, but...或是You’re absolutely right, but...（你說的沒錯，但是……）

(2) That’s a good point, but...（你的想法很好，但是……）

(3) There are a couple ways to look at this issue. To me, ....（關於這個問題可以有不同的看法。我認為……）

3.如何打斷對方說話？

開會強調的是互動，應該要更主動發言，你可以適時的、禮貌的打斷對方說話。

(1) If I could just jump in here for a moment.或是 If I could just break in here.（抱歉，打斷一下。）

(2) If I could just finish my point.（抱歉，我先插一下話。）

有時為了讓會議更有效率，不希望花太多時間討論太過細節的問題，你可以說： We can talk about specifics in a minute.或是 Let’s get into the details later.（我們稍後再討論細節。）

4.如何詢問別人的意見？

當你希望知道別人對某個問題的看法或是意見時，你可以問說：

(1) As for the pricing policy, what are your thoughts?（關於定價策略，你的看法是什麼？）

(2) What is your perspective on the issue?（你對於這個問題的看法是如何？）

(3) What do you think about the marketing plan?（你對於這份行銷計劃有什麼看法？）

5.如何避免誤解對方的意思？

開會時，你可能沒有聽懂對方說的話，或是不太確定自己是否正確理解對方的意思。你可以說：

(1) I’m sorry, I didn’t catch what you were saying.（抱歉，我沒有聽懂你剛剛說的話。）

(2) I’m not sure I understand the point you were making. Can you run that by me again?（我不太理解你剛剛的說法。能不能再麻煩你重新解釋一遍？）

6.結束會議時該說什麼？

會議結束前，你可以簡要的總結之前討論的結果以及決定的事項。